Trả lời ngắn: KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất tại Việt Nam cho cửa hàng và chuỗi, mạnh ở bán tại quầy, quản lý kho và hoá đơn theo quy định trong nước.
Đừng nhầm với phần mềm quản lý khách hàng: đây là công cụ vận hành cửa hàng, không phải công cụ theo dõi cơ hội bán hàng.
Phần mềm bán hàng khác phần mềm quản lý khách hàng thế nào?
Hai loại này hay bị gộp chung nhưng phục vụ hai bài toán hoàn toàn khác.
HubSpot CRM và Salesforce giải bài toán bán hàng có chu kỳ dài: bạn theo dõi một khách hàng tiềm năng qua nhiều lần tiếp xúc, nhiều tháng, cho tới khi ký hợp đồng.
KiotViet giải bài toán khác hẳn: bán hàng tại chỗ. Khách vào cửa hàng, chọn đồ, thanh toán, ra về trong vài phút. Không có luồng cơ hội để theo dõi.
Cái bạn cần ở đây là: quét mã vạch nhanh, tính tiền chính xác, trừ kho tự động, in hoá đơn đúng quy định, và cuối ngày biết bán được bao nhiêu, lãi bao nhiêu.
Đó chính xác là những gì KiotViet làm, và làm cho đúng bối cảnh Việt Nam, điều mà phần mềm nước ngoài thường vướng.
KiotViet làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bán tại quầy, quét mã vạch | Rất tốt | Nhanh, ổn định, đúng nghiệp vụ |
| Quản lý kho nhiều chi nhánh | Rất tốt | Chuyển kho, kiểm kê, cảnh báo hết hàng |
| Hoá đơn theo quy định Việt Nam | Rất tốt | Lợi thế lớn nhất so với phần mềm ngoại |
| Báo cáo doanh thu, lãi lỗ | Rất tốt | Xem theo ngày, ca, nhân viên |
| Kết nối sàn thương mại điện tử | Tốt | Đồng bộ tồn kho, tránh bán vượt |
| Hỗ trợ tiếng Việt và tổng đài | Rất tốt | Điểm mạnh rõ rệt |
| Theo dõi cơ hội bán hàng dài hạn | Không làm | Đó là việc của phần mềm quản lý khách hàng |
| Chăm sóc khách hàng tự động | Khá | Cơ bản, không sâu |
| Tuỳ biến theo quy trình lạ | Hạn chế | Thiết kế theo nghiệp vụ bán lẻ chuẩn |
Ai nên dùng KiotViet?
- Cửa hàng bán lẻ, thời trang, tạp hoá, mỹ phẩm, phụ kiện, nhà thuốc.
- Quán ăn, quán cà phê, quản lý bàn, gọi món, tính tiền theo ca.
- Chuỗi nhiều chi nhánh, nhóm hưởng lợi rõ nhất, cần nhìn tổng thể tồn kho và doanh thu.
- Người bán vừa tại cửa hàng vừa trên sàn, đồng bộ tồn kho tránh bán vượt hàng.
- Chủ cửa hàng không rành công nghệ, giao diện tiếng Việt, hỗ trợ qua tổng đài.
Không phù hợp nếu bạn bán giải pháp cho doanh nghiệp với chu kỳ nhiều tháng, hoặc cần tuỳ biến quy trình đặc thù.
Vì sao phần mềm trong nước lại có lợi thế ở mảng này?
Đây là điểm nhiều người bỏ qua khi so sánh với các lựa chọn nước ngoài rẻ hơn.
| Yếu tố | Vì sao quan trọng ở Việt Nam |
|---|---|
| Hoá đơn điện tử theo quy định | Bắt buộc về pháp lý, phần mềm ngoại thường không đáp ứng |
| Kết nối sàn thương mại trong nước | Nơi phần lớn doanh thu online của cửa hàng Việt đến từ |
| Hỗ trợ bằng tiếng Việt qua điện thoại | Cửa hàng cần xử lý ngay khi đang bán, không chờ email |
| Hiểu nghiệp vụ bán lẻ trong nước | Bán theo lô, theo cân, công nợ với khách quen |
| Thanh toán bằng phương thức phổ biến | Chuyển khoản, mã QR ngân hàng nội địa |
Một phần mềm nước ngoài có thể mạnh hơn về tính năng, nhưng nếu không in được hoá đơn đúng quy định thì cửa hàng không dùng được.
Quy trình đưa cửa hàng lên phần mềm
- Chuẩn hoá danh mục hàng hoá (2 tới 3 ngày), Đặt tên nhất quán, phân nhóm rõ ràng. Đây là nền móng cho mọi báo cáo sau này.
- Dán mã vạch cho hàng chưa có (1 tới 2 ngày), Hàng tự sản xuất hoặc nhập lẻ thường chưa có mã.
- Kiểm kê và nhập tồn kho ban đầu (nửa ngày, ngoài giờ bán), Bước quyết định độ chính xác lâu dài.
- Cấu hình giá bán, chiết khấu, thuế (nửa ngày), Kể cả các trường hợp đặc biệt như giá sỉ, giá khách quen.
- Đào tạo nhân viên bán hàng (2 giờ), Tập trung vào thao tác bán và xử lý tình huống trả hàng.
- Chạy song song với cách cũ một tuần, Đối chiếu cuối ngày để phát hiện sai lệch sớm.
Khoảng một tuần là cửa hàng vận hành ổn định. Chuỗi nhiều chi nhánh thì nhân lên theo số điểm bán.
Hạn chế cần biết
Không thay được phần mềm quản lý khách hàng
Nếu doanh nghiệp bạn vừa bán lẻ vừa có mảng bán cho doanh nghiệp, bạn cần cả hai loại phần mềm.
Tuỳ biến hạn chế
Phần mềm thiết kế theo nghiệp vụ bán lẻ chuẩn. Mô hình kinh doanh lạ sẽ phải điều chỉnh cách làm cho khớp phần mềm, không phải ngược lại.
Chi phí tăng theo số chi nhánh và người dùng
Chuỗi lớn cần tính toán trước, vì khoản này cộng dồn hằng tháng.
Phụ thuộc kết nối mạng
Mất mạng ảnh hưởng tới việc bán hàng. Cửa hàng ở khu vực đường truyền kém cần phương án dự phòng.
Phân tích chuyên sâu còn cơ bản
Báo cáo đủ cho vận hành hằng ngày, nhưng phân tích hành vi khách hàng ở mức sâu thì cần công cụ khác.
KiotViet so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | KiotViet | HubSpot CRM | Salesforce | Zalo OA |
|---|---|---|---|---|
| Bán tại quầy, quản lý kho | Tốt nhất | Không | Cần thêm ứng dụng | Không |
| Hoá đơn theo quy định Việt Nam | Tốt nhất | Không | Cần tuỳ chỉnh | Không |
| Theo dõi cơ hội bán hàng dài | Không | Rất tốt | Tốt nhất | Hạn chế |
| Chăm sóc khách qua tin nhắn | Khá | Tốt | Tốt | Tốt nhất |
| Hỗ trợ tiếng Việt | Tốt nhất | Khá | Khá | Tốt nhất |
| Dễ cho người không rành công nghệ | Rất tốt | Tốt | Kém | Rất tốt |
Xem thêm đánh giá HubSpot CRM, đánh giá Salesforce, đánh giá Zalo OA, hoặc duyệt công cụ bán hàng.
Kết luận
KiotViet mạnh ở đúng chỗ mà phần mềm nước ngoài yếu: hiểu cách cửa hàng Việt Nam thực sự vận hành. Hoá đơn đúng quy định, kết nối sàn trong nước, hỗ trợ bằng tiếng Việt qua điện thoại, đó là những thứ quyết định phần mềm có dùng được hay không, chứ không phải bảng so sánh tính năng.
Với cửa hàng bán lẻ và chuỗi, đây là lựa chọn hợp lý và ít rủi ro.
Nhưng hãy phân biệt rõ nó với phần mềm quản lý khách hàng. Nếu doanh nghiệp bạn vừa có cửa hàng vừa có đội bán hàng theo dự án, bạn cần cả KiotViet cho mảng bán lẻ lẫn HubSpot CRM cho mảng còn lại, không công cụ nào làm tốt cả hai.
