Microsoft Access

Microsoft Access giải quyết vấn đề gì?

Rất nhiều phòng ban đang chạy công việc bằng một tệp bảng tính chung: vài chục cột, hàng nghìn dòng, và một người được giao canh tệp. Khi dữ liệu dày lên, ba nhược điểm lộ ra cùng lúc. Nhập sai định dạng rất khó phát hiện vì ô nào cũng nhận được chữ lẫn số. Hai người mở tệp cùng lúc thì dễ ghi đè kết quả của nhau. Và muốn in một báo cáo tổng hợp, bạn phải copy sang tệp khác rồi vẽ lại từ đầu.

Access nhắm vào đúng khoảng giữa đó. Trang chủ Microsoft mô tả sản phẩm này là công cụ tạo cơ sở dữ liệu trên máy tính và các ứng dụng cơ sở dữ liệu có thể tuỳ chỉnh. Nghĩa là ngoài chỗ lưu dữ liệu, bạn còn được đóng gói luôn cách nhập, cách tra cứu và cách in thành một giao diện có nút bấm cho đồng nghiệp dùng.

Khác biệt lớn nhất so với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thuần là đối tượng người dùng. Trang chủ ghi rõ bạn tạo và chia sẻ ứng dụng mà không cần phải là nhà phát triển, bắt đầu từ mẫu có sẵn hoặc dựng mới bằng công cụ thiết kế trực quan. Với một kế toán trưởng hay một quản lý kho, chi tiết đó quyết định tất cả: họ tự làm được công cụ của mình mà không phải chờ bộ phận IT.

Và vì Access nằm trong hệ Microsoft 365, dữ liệu làm ra không bị nhốt trong một máy. Trang chủ nêu Access có thư viện kết nối để chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng doanh nghiệp khác, đồng thời hướng dẫn đẩy dữ liệu sang SQL Server hoặc Azure SQL khi cần độ tin cậy và khả năng mở rộng cao hơn.

Microsoft Access làm tốt việc gì?

Bảng dưới đây xếp theo loại việc, có cả những chỗ Access đuối để bạn cân trước khi bỏ thời gian học.

Ai nên dùng Microsoft Access?

Người quản lý nghiệp vụ ở phòng ban. Đây là nhóm hưởng lợi rõ nhất. Bạn hiểu quy trình hơn bất kỳ ai, và Access cho bạn dựng công cụ đúng theo cách phòng mình làm việc, bắt đầu từ mẫu có sẵn rồi chỉnh dần. Không cần xin ngân sách thuê ngoài, cũng không phải chờ xếp hàng với bộ phận IT.

Kế toán, hành chính, quản lý tài sản. Những công việc này có đặc điểm chung: dữ liệu có cấu trúc rõ, cần tra cứu theo nhiều tiêu chí, và cần in báo cáo theo mẫu cố định. Access xử lý tốt cả ba, đặc biệt khi bạn phải đối chiếu giữa nhiều bảng thay vì một danh sách phẳng.

Nhóm nhỏ cần chỗ nhập liệu dùng chung. Vài người cùng nhập vào một nơi, cùng xem báo cáo, và cần phân quyền sơ bộ. Nếu quy mô còn trong một văn phòng, Access đủ dùng mà chi phí thấp hơn hẳn việc đặt một hệ thống riêng.

Ai nên cân nhắc lại. Nếu dữ liệu của bạn cần truy cập từ trình duyệt, từ nhiều chi nhánh, hoặc cần hàng trăm người thao tác đồng thời, Access không phải chỗ bắt đầu. Cùng lắm nó là bước trung gian để bạn hình dung mô hình dữ liệu trước khi chuyển lên máy chủ.

Cách dựng một ứng dụng nhỏ bằng Microsoft Access

1. Vẽ mô hình dữ liệu trên giấy trước khi mở phần mềm

Liệt kê ra các nhóm thông tin bạn cần giữ, mỗi nhóm là một bảng. Đừng gộp mọi thứ vào một bảng lớn, vì đó chính là lỗi khiến tệp bảng tính cũ rối. Xác định mỗi bảng cần khoá gì để phân biệt các dòng, và chỗ nào nối sang bảng khác. Nửa giờ ở bước này tiết kiệm nhiều giờ sửa về sau.

2. Bắt đầu từ mẫu có sẵn thay vì trang trắng

Trang chủ Microsoft nêu Access cho phát triển ứng dụng doanh nghiệp từ mẫu có sẵn hoặc từ đầu. Với người mới, hãy chọn mẫu gần nhất với công việc của bạn rồi sửa. Bạn sẽ thấy ngay cấu trúc bảng, biểu mẫu và báo cáo được nối với nhau thế nào, đó là cách học nhanh hơn đọc tài liệu.

3. Làm biểu mẫu nhập liệu trước, làm báo cáo sau

Người dùng cuối chỉ nhìn thấy biểu mẫu, nên hãy làm nó tử tế: đặt nhãn rõ, khoá ô tính toán, chặn giá trị vô lý. Khi dữ liệu vào đã sạch thì báo cáo tự đúng. Làm ngược lại, bạn sẽ mất thời gian truy tìm dòng nhập sai.

4. Dùng VBA cho những việc lặp, đừng lạm dụng

Visual Basic for Applications đủ để tự động hoá quy trình và mở rộng ứng dụng khi nghiệp vụ thay đổi. Nhưng hãy viết ít thôi: mỗi đoạn mã là một thứ phải bảo trì. Việc gì làm được bằng truy vấn và thiết kế bảng thì để phần mềm lo.

Hạn chế cần biết

Chỉ có bản cho PC Windows

Trang chủ ghi thẳng Access chỉ dành cho PC. Không có bản web, không có bản cho macOS, không có app cho điện thoại. Nếu trong nhóm bạn có người dùng máy Mac hoặc cần nhập liệu bằng điện thoại, họ sẽ không tham gia được.

Không mua rời, phải đi qua gói Microsoft 365

Trang sản phẩm chỉ dẫn tới Microsoft 365 với hai lựa chọn mua hoặc dùng thử. Nghĩa là bạn trả tiền theo gói đăng ký chứ không mua đứt một lần. Hãy đọc kỹ gói nào thực sự có bản Access trên máy tính trước khi trả tiền.

Muốn lưu dữ liệu trên máy chủ thì cần thêm điều kiện

Trang chủ có hướng dẫn lưu dữ liệu trong SQL Server và Azure SQL để tăng độ tin cậy, khả năng mở rộng và bảo mật. Kèm theo đó là chú thích rằng bạn cần sở hữu gói đăng ký dịch vụ liên quan. Đây là khoản chi phí cần tính trước.

Đường cong học tập không hề thoải

Tạo bảng thì dễ, nhưng để có một ứng dụng dùng được cho cả phòng, bạn phải hiểu quan hệ giữa các bảng, truy vấn và cách kiểm soát dữ liệu vào. Người quen bảng tính thường mất vài tuần mới thấy thoải mái.

Lỗi hay gặp khi mới dùng Access

Nhồi mọi thứ vào một bảng

Đây là lỗi phổ biến nhất, và nó đến từ thói quen bảng tính. Khi một bảng có cột lặp lại kiểu Điện thoại 1, Điện thoại 2, Điện thoại 3, bạn đã cần tách bảng. Sửa cấu trúc sau khi đã nhập dữ liệu mất thời gian gấp nhiều lần so với làm đúng từ đầu.

Đặt tên cột có dấu và khoảng trắng

Tên cột tiếng Việt đầy đủ nghe dễ hiểu với người dùng, nhưng sẽ gây lằng nhằng khi bạn viết công thức hoặc truy vấn. Hãy đặt tên kỹ thuật không dấu cho cột, rồi dùng nhãn trong biểu mẫu để hiển thị tiếng Việt có dấu.

Không sao lưu tệp trước khi sửa cấu trúc

Các thao tác đổi kiểu dữ liệu hay xoá quan hệ có thể làm mất dữ liệu và không hoàn tác được. Hãy giữ một bản copy trước mỗi lần sửa lớn, đặc biệt khi tệp đã có dữ liệu thật của phòng ban.

Microsoft Access so với các công cụ cùng nhóm

Bảng dưới so ở mức khái quát để bạn chọn đúng hướng, không phải một bảng xếp hạng.

Kết luận

Microsoft Access vẫn giữ được chỗ đứng vì nó làm tốt một việc mà rất ít công cụ làm được: biến một quy trình giấy tờ hoặc bảng tính lộn xộn thành ứng dụng nội bộ có giao diện, do chính người hiểu nghiệp vụ làm ra. Với một phòng ban vài người, đó là khoản đầu tư thời gian đáng giá, nhất là khi bạn tận dụng được mẫu dựng sẵn và chỉ học VBA ở mức vừa đủ.

Điều cần nhớ là Access chỉ chạy trên PC và chỉ mua được qua gói đăng ký, nên nó không phải lựa chọn cho ứng dụng nhiều người dùng từ xa. Trước khi xuống tiền, bạn nên mở lại trang sản phẩm của Microsoft để đối chiếu gói và điều khoản hiện hành, vì chính sách có thể thay đổi theo thời điểm và theo loại tài khoản.