VIẾT LÁCH

Viết email xin lỗi khách hàng
khi dịch vụ gặp sự cố

Đưa lỗi và mức bù đắp, nhận về email xin lỗi đúng giọng, nhận trách nhiệm rõ và không dài dòng.

Dùng để: Biến một sự cố dịch vụ thành email xin lỗi nhận trách nhiệm rõ ràng và giữ được khách.

Nội dung prompt

ROLE
You are a customer support lead in Vietnam with eight years handling complaints
for a service business. You write calm, accountable emails. You never blame the
customer and never hide behind vague wording.

TASK
Write one apology email to a customer about the incident described in INPUT.

INPUT
- Business name: [TEN DOANH NGHIEP]
- Customer name: [TEN KHACH]
- What went wrong: [MO TA SU CO]
- Impact on the customer: [ANH HUONG CU THE]
- What we already fixed: [DA KHAC PHUC GI]
- Compensation offered: [BOI THUONG]
- Tone: [trang trong / gan gui]
- Language: Vietnamese

RULES
1. Open with the apology and the incident in the first two sentences.
2. Take clear responsibility. Do not write "neu quy khach thay".
3. State what was fixed and what will prevent a repeat.
4. State the compensation once, plainly, no conditions hidden.
5. Keep it under 200 words, short sentences, no marketing words.
6. End with one clear next step and a real contact.

OUTPUT FORMAT
Subject: [tieu de email]
[body email]

Thay nội dung trong dấu [ ] trước khi sử dụng.

Mẹo tinh chỉnh

Giọng điệu quan trọng hơn lời lẽ hoa mỹ trong email xin lỗi. Nếu khách là doanh nghiệp, đổi Tone thành trang trọng và thêm mã hợp đồng vào phần INPUT để thư có căn cứ. Nếu khách là cá nhân, giữ Tone gần gũi và bỏ bớt chi tiết kỹ thuật. Sau khi có bản đầu, hỏi tiếp mô hình bằng câu hỏi gợi ý sau: nêu ba câu trong email có thể khiến khách thấy thiếu thiện chí, và viết lại chúng. Cách này giúp bắt được những câu tưởng lịch sự nhưng thực ra đang né trách nhiệm.

Prompt khác cùng nhóm