Trả lời ngắn: Everything trả kết quả tìm tệp ngay khi bạn vừa gõ ký tự đầu tiên, trong khi tìm kiếm sẵn của Windows mất hàng chục giây.
Cái giá: nó chỉ tìm theo tên tệp, không đọc nội dung bên trong.
Vì sao tìm kiếm của Windows lại chậm?
Khác biệt nằm ở cách hai bên xây dựng danh mục để tra cứu.
Tìm kiếm sẵn của hệ điều hành cố làm nhiều việc cùng lúc: nó lập chỉ mục cả tên tệp lẫn nội dung bên trong tài liệu, cả thư điện tử và cài đặt hệ thống. Việc đó tốn tài nguyên nên nó chạy dè dặt vào lúc máy rảnh, và với thư mục chưa kịp lập chỉ mục thì nó phải quét trực tiếp.
Công cụ này đi hướng ngược lại: chỉ đọc bảng danh mục tệp mà chính ổ đĩa đã có sẵn, và chỉ quan tâm tên tệp.
Bảng đó rất nhỏ so với toàn bộ dữ liệu, nên nó nạp được hết vào bộ nhớ trong vài giây. Từ đó trở đi, mọi lần gõ đều là tra cứu trong bộ nhớ — nhanh tới mức không cảm nhận được độ trễ.
Everything làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tìm tệp theo tên | Tốt nhất | Kết quả hiện ngay khi đang gõ |
| Dung lượng phần mềm | Tốt nhất | Chỉ vài megabyte |
| Chiếm tài nguyên khi chạy nền | Rất tốt | Gần như không đáng kể |
| Miễn phí không giới hạn | Rất tốt | Kể cả dùng trong công ty |
| Lọc theo kích thước, ngày, phần mở rộng | Rất tốt | Cú pháp gọn, học nhanh |
| Tìm trên ổ mạng | Tốt | Cần cấu hình thêm một chút |
| Tìm theo nội dung bên trong tệp | Kém | Có nhưng chậm, mất hết lợi thế tốc độ |
| Chỉ chạy trên Windows | Không có | Phụ thuộc cấu trúc ổ đĩa của Windows |
| Giao diện | Khá | Thô sơ, giống bảng danh sách |
Ai nên dùng Everything?
- Người có ổ đĩa nhiều chục nghìn tệp — chênh lệch tốc độ lớn nhất ở đây.
- Ai làm việc với nhiều dự án đặt tên theo quy ước — lọc theo mẫu tên rất nhanh.
- Người hay quên đã lưu tệp ở thư mục nào — tìm theo tên là đủ.
- Kỹ thuật viên cần định vị tệp hệ thống — tìm được cả thư mục ẩn.
Không phù hợp nếu bạn cần tìm theo nội dung bên trong tài liệu — tìm kiếm sẵn của Windows làm việc đó tốt hơn.
Tìm theo tên hay tìm theo nội dung?
Hai kiểu tìm này giải quyết hai vấn đề khác nhau, và chọn nhầm là lý do khiến người ta thất vọng với công cụ.
| Bạn đang cần gì | Nên dùng cách nào |
|---|---|
| Nhớ tên tệp nhưng quên để ở đâu | Tìm theo tên, nhanh hơn nhiều lần |
| Tìm mọi tệp của một dự án | Tìm theo tên, nếu có quy ước đặt tên |
| Nhớ một câu trong tài liệu, quên tên tệp | Tìm theo nội dung |
| Tìm tệp nặng nhất để dọn ổ đĩa | Tìm theo tên kèm lọc kích thước |
| Tìm tệp sửa trong tuần này | Tìm theo tên kèm lọc ngày |
| Tìm hợp đồng có tên một khách hàng | Tìm theo nội dung, trừ khi tên đã có sẵn |
Quy trình đặt tên tệp để tìm lại được
- Chọn một quy ước và ghi ra giấy (30 phút) — Ngày, tên khách, loại tài liệu, phiên bản.
- Đặt ngày theo dạng năm trước, tháng sau (5 phút) — Để sắp xếp theo tên là ra đúng thứ tự thời gian.
- Dùng mã ngắn cho từng loại tài liệu (15 phút) — Ví dụ báo giá, hợp đồng, biên bản.
- Tránh dấu tiếng Việt và khoảng trắng (0 phút) — Giảm rắc rối khi gửi qua hệ thống khác.
- Áp dụng cho tệp mới, không sửa tệp cũ (liên tục) — Sửa hết tệp cũ là việc không bao giờ xong.
- Chia sẻ quy ước cho cả nhóm (30 phút) — Chỉ hiệu quả khi mọi người cùng theo.
Vì sao ngày nên viết năm trước tháng sau?
Đây là mẹo nhỏ nhưng tạo khác biệt lớn khi thư mục có hàng trăm tệp.
Máy tính sắp xếp tên tệp theo thứ tự ký tự từ trái sang phải. Nếu bạn viết ngày theo thói quen tiếng Việt là ngày trước rồi tháng rồi năm, máy sẽ xếp tất cả tệp ngày mùng một cạnh nhau bất kể chúng thuộc tháng nào, năm nào.
Khi viết năm trước, rồi tháng, rồi ngày, thứ tự ký tự trùng khớp với thứ tự thời gian. Sắp xếp theo tên cũng chính là sắp xếp theo ngày, và bạn không cần đổi kiểu hiển thị thư mục.
Lợi ích thứ hai là khi tìm kiếm: gõ bốn chữ số năm và hai chữ số tháng là ra đúng nhóm tệp của tháng đó, không lẫn với tháng khác. Đây là kiểu quy ước mất năm phút để quyết định nhưng tiết kiệm thời gian mỗi ngày về sau.
Hạn chế cần biết
Không tìm được nội dung bên trong tệp
Có chức năng đó nhưng chậm và mất hẳn lợi thế tốc độ.
Chỉ chạy trên Windows
Cách hoạt động phụ thuộc cấu trúc ổ đĩa riêng của hệ này.
Cần quyền quản trị khi cài
Để đọc được bảng danh mục tệp ở tầng thấp.
Giao diện thô sơ
Chỉ là bảng danh sách, không có gì để nhìn.
Ổ mạng cần cấu hình riêng
Không tự động nhận như ổ đĩa trong máy.
Everything so với cách làm khác
| Tiêu chí | Everything | Tìm kiếm của Windows | TreeSize |
|---|---|---|---|
| Tốc độ tìm theo tên | Tốt nhất | Kém | Khá |
| Tìm theo nội dung tệp | Kém | Tốt nhất | Không có |
| Phân tích dung lượng thư mục | Khá | Kém | Tốt nhất |
| Chiếm tài nguyên | Rất thấp | Vừa | Vừa |
| Chi phí | Miễn phí | Miễn phí | Có bản miễn phí |
| Cần cài đặt thêm | Có | Không | Có |
Xem thêm đánh giá TreeSize, đánh giá CCleaner, đánh giá PowerToys, hoặc duyệt nhóm tiện ích và công cụ.
Kết luận
Everything là một trong số ít phần mềm mà lợi ích thấy được ngay trong phút đầu tiên sử dụng, và hầu như không có mặt trái nào.
Nó chỉ vài megabyte, gần như không chiếm tài nguyên, miễn phí kể cả dùng trong công ty, và giải quyết dứt điểm một việc bạn làm nhiều lần mỗi ngày.
Điều cần nhớ duy nhất là nó tìm theo tên tệp. Nếu bạn hay phải tìm theo nội dung bên trong tài liệu, hãy giữ cả công cụ sẵn của hệ điều hành — hai thứ này bổ sung cho nhau chứ không thay thế nhau.
