Trả lời ngắn: Fast Accounting là phần mềm kế toán viết theo chế độ kế toán Việt Nam — mẫu biểu, báo cáo và cách hạch toán khớp với quy định trong nước.
Đối tượng: doanh nghiệp vừa và nhỏ có bộ phận kế toán riêng, không phải cá nhân.
Vì sao phần mềm kế toán quốc tế thường không dùng được ở Việt Nam?
Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp mới thành lập đặt ra khi so sánh các lựa chọn.
Kế toán không phải là một chuẩn chung toàn cầu. Mỗi nước có hệ thống tài khoản riêng, mẫu báo cáo tài chính riêng, và cách xử lý thuế riêng do cơ quan quản lý quy định.
Phần mềm nước ngoài xây theo chuẩn của nước họ. Muốn dùng ở Việt Nam thì phải cấu hình lại rất nhiều, và các báo cáo nộp cho cơ quan thuế vẫn không đúng mẫu.
Đó là lý do các phần mềm kế toán trong nước giữ được vị trí vững chắc: chúng khớp sẵn với hệ thống tài khoản theo thông tư hiện hành, và nhà cung cấp cập nhật mỗi khi quy định thay đổi.
Fast Accounting làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán Việt Nam | Tốt nhất | Không phải tự dựng lại |
| Kết xuất báo cáo tài chính đúng mẫu | Tốt nhất | Nộp được cho cơ quan thuế |
| Cập nhật khi quy định thay đổi | Rất tốt | Giá trị chính của gói bảo trì |
| Quản lý kho, công nợ, tài sản cố định | Rất tốt | Đủ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ |
| Kết nối hoá đơn điện tử | Tốt | Tuỳ nhà cung cấp hoá đơn |
| Phân quyền cho nhiều người dùng | Tốt | Kế toán viên và kế toán trưởng |
| Giao diện và trải nghiệm sử dụng | Kém | Nặng về nghiệp vụ, ít thân thiện |
| Người không có nghiệp vụ kế toán dùng được | Kém | Cần hiểu nghề mới thao tác đúng |
| Chi phí bản quyền và bảo trì | Khá | Đáng kể với doanh nghiệp rất nhỏ |
Ai nên dùng Fast Accounting?
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ có kế toán riêng — đúng đối tượng phục vụ.
- Công ty cần báo cáo đúng mẫu quy định — kết xuất sẵn không phải làm tay.
- Đơn vị có nghiệp vụ kho và công nợ nhiều — phần này được làm kỹ.
- Doanh nghiệp muốn nhà cung cấp trong nước hỗ trợ — gọi được và nói cùng ngôn ngữ.
Không phù hợp nếu bạn quản lý tiền cá nhân — Money Lover mới là công cụ cho nhu cầu đó.
Chọn phần mềm kế toán cần cân nhắc gì?
Quyết định này khó đảo ngược, vì chuyển đổi giữa chừng rất tốn công.
| Yếu tố | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Cập nhật theo quy định mới | Quy định thuế thay đổi thường xuyên |
| Chất lượng hỗ trợ khi gặp sự cố | Kỳ quyết toán không chờ được |
| Khả năng xuất dữ liệu ra định dạng mở | Quyết định bạn có thoát ra được không |
| Kế toán viên đã quen phần mềm nào | Ảnh hưởng lớn tới thời gian làm quen |
| Kết nối với hệ thống hoá đơn điện tử | Tránh phải nhập liệu hai lần |
| Tổng chi phí gồm cả bảo trì hằng năm | Giá mua ban đầu chỉ là một phần |
Quy trình triển khai cho doanh nghiệp mới
- Xác định chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng (1 ngày) — Quyết định cấu hình ban đầu.
- Khai báo hệ thống tài khoản và danh mục (3 ngày) — Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá.
- Nhập số dư đầu kỳ và đối chiếu (2 ngày) — Sai ở đây thì sai suốt về sau.
- Chạy song song với cách cũ một kỳ (1 tháng) — So kết quả trước khi tin hẳn.
- Đào tạo cho toàn bộ người sẽ nhập liệu (3 ngày) — Thống nhất cách hạch toán.
- Thiết lập lịch sao lưu dữ liệu tự động (1 ngày) — Bước bị bỏ quên nhiều nhất.
Vì sao phải chạy song song một kỳ trước khi chuyển hẳn?
Đây là nguyên tắc mà mọi đơn vị triển khai có kinh nghiệm đều khuyến nghị, và cũng là bước hay bị cắt bỏ vì sốt ruột.
Khi mới chuyển sang phần mềm mới, bạn chưa biết cấu hình ban đầu có chỗ nào sai. Một tài khoản khai nhầm hoặc một quy tắc hạch toán đặt sai sẽ âm thầm tạo ra số liệu lệch mà không báo lỗi gì.
Nếu phát hiện sau sáu tháng, bạn phải rà lại toàn bộ chứng từ của sáu tháng đó. Nếu phát hiện ngay trong kỳ đầu, việc sửa chỉ mất vài giờ.
Chạy song song nghĩa là trong một kỳ, kế toán ghi nhận nghiệp vụ ở cả cách cũ lẫn phần mềm mới, rồi đối chiếu các con số tổng hợp cuối kỳ. Công việc nhân đôi trong một tháng nghe có vẻ nặng, nhưng nó rẻ hơn rất nhiều so với việc phát hiện sai sót vào lúc quyết toán năm.
Hạn chế cần biết
Đòi hỏi người dùng có nghiệp vụ kế toán
Không phải công cụ cho người ngoài nghề.
Giao diện nặng về nghiệp vụ, ít thân thiện
Trải nghiệm không bằng phần mềm hiện đại.
Chi phí bản quyền và bảo trì hằng năm
Đáng kể với doanh nghiệp siêu nhỏ.
Chuyển sang phần mềm khác rất tốn công
Cần hỏi kỹ về khả năng xuất dữ liệu trước khi ký.
Không phục vụ nhu cầu tài chính cá nhân
Sai công cụ nếu bạn chỉ muốn quản lý chi tiêu.
Fast Accounting so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | Fast Accounting | QuickBooks | Xero |
|---|---|---|---|
| Khớp chế độ kế toán Việt Nam | Tốt nhất | Kém | Kém |
| Báo cáo nộp được cho cơ quan thuế | Tốt nhất | Không | Không |
| Hỗ trợ bằng tiếng Việt | Tốt nhất | Kém | Kém |
| Trải nghiệm và giao diện | Kém | Rất tốt | Tốt nhất |
| Kết nối với dịch vụ bên ngoài | Khá | Rất tốt | Tốt nhất |
| Phù hợp công ty có yếu tố nước ngoài | Khá | Rất tốt | Tốt nhất |
Xem thêm đánh giá QuickBooks, đánh giá Xero, đánh giá Microsoft Excel, hoặc duyệt nhóm tài chính.
Kết luận
Fast Accounting là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp Việt Nam cần sổ sách đúng chế độ kế toán trong nước.
Giá trị lớn nhất không nằm ở tính năng mà ở sự phù hợp với quy định và việc được cập nhật khi quy định đổi.
Hãy chạy song song một kỳ trước khi chuyển hẳn, và hỏi rõ về khả năng xuất dữ liệu trước khi ký hợp đồng. Hai việc đó tiết kiệm rất nhiều rắc rối về sau.
