Trả lời ngắn: QuickBooks là phần mềm kế toán phổ biến nhất thế giới cho doanh nghiệp nhỏ — mạnh ở tự động hoá và kết nối với các dịch vụ khác.
Với doanh nghiệp Việt Nam: nó không kết xuất được báo cáo đúng mẫu để nộp cơ quan thuế trong nước.
Khi nào doanh nghiệp Việt Nam nên cân nhắc phần mềm nước ngoài?
Câu trả lời ngắn là khi nhu cầu quản trị nội bộ quan trọng hơn nhu cầu nộp báo cáo theo mẫu.
Có những mô hình mà điều này đúng: công ty phần mềm nhận việc từ khách nước ngoài, đơn vị bán hàng trực tuyến qua các sàn quốc tế, hoặc chi nhánh của một tập đoàn phải nộp số liệu về công ty mẹ theo chuẩn của họ.
Trong các trường hợp đó, doanh nghiệp thường duy trì hai hệ thống: một phần mềm trong nước lo phần sổ sách pháp lý, và một phần mềm quốc tế lo phần quản trị và báo cáo cho bên liên quan ở nước ngoài.
Nếu bạn chỉ hoạt động trong nước và chỉ cần một hệ thống, lựa chọn nội địa gần như luôn hợp lý hơn.
QuickBooks làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tự động phân loại giao dịch ngân hàng | Tốt nhất | Học dần theo cách bạn sửa |
| Lập và theo dõi hoá đơn bán hàng | Rất tốt | Nhắc khách thanh toán tự động |
| Kết nối với hàng trăm dịch vụ khác | Rất tốt | Bán hàng, trả lương, thanh toán |
| Báo cáo quản trị theo thời gian thực | Rất tốt | Chủ doanh nghiệp xem trực tiếp |
| Giao diện dễ dùng với người ngoài nghề | Tốt | Điểm khác biệt so với phần mềm truyền thống |
| Chụp hoá đơn giấy để nhập liệu | Tốt | Tự đọc số tiền và nhà cung cấp |
| Báo cáo theo mẫu của cơ quan thuế Việt Nam | Không có | Điểm loại trừ với nhiều doanh nghiệp |
| Hỗ trợ tiếng Việt | Kém | Giao diện và tài liệu đều tiếng Anh |
| Chi phí thuê bao hằng tháng | Khá | Tính theo người dùng, cộng dồn nhanh |
Ai nên dùng QuickBooks?
- Doanh nghiệp có doanh thu từ nước ngoài — báo cáo theo chuẩn quốc tế.
- Chi nhánh phải nộp số liệu cho công ty mẹ — dùng chung ngôn ngữ tài chính.
- Chủ doanh nghiệp nhỏ tự làm sổ sách — giao diện không đòi hỏi nghiệp vụ sâu.
- Đơn vị cần nối kế toán với các hệ thống khác — kho kết nối rất phong phú.
Không thay thế được phần mềm trong nước cho việc nộp báo cáo — Fast Accounting lo phần đó.
Tự động hoá kế toán tiết kiệm được gì?
Đây là điểm mạnh thực sự của các phần mềm thế hệ mới, và nó thay đổi cách bộ phận kế toán làm việc.
| Công việc | Mức độ tự động hoá |
|---|---|
| Nhập giao dịch từ sao kê ngân hàng | Gần như hoàn toàn tự động |
| Phân loại giao dịch lặp lại vào đúng khoản mục | Tự động sau vài lần bạn sửa |
| Nhắc khách hàng thanh toán hoá đơn quá hạn | Đặt lịch một lần rồi tự chạy |
| Đọc số liệu từ ảnh chụp hoá đơn giấy | Tự động nhưng cần kiểm tra lại |
| Đối chiếu số dư với ngân hàng | Gợi ý cặp khớp, người vẫn phải duyệt |
| Quyết định hạch toán nghiệp vụ phức tạp | Không tự động được, cần người có nghề |
Quy trình đánh giá trước khi chọn
- Xác định bạn có bắt buộc nộp báo cáo theo mẫu trong nước không (1 ngày) — Câu hỏi loại trừ đầu tiên.
- Liệt kê các hệ thống cần kết nối với kế toán (1 ngày) — Bán hàng, thanh toán, trả lương.
- Dùng thử với dữ liệu thật một tháng (1 tháng) — Không dùng dữ liệu mẫu.
- Kiểm tra chất lượng phân loại tự động (1 tuần) — Xem tỷ lệ phải sửa tay.
- Tính tổng chi phí theo số người dùng thực tế (2 giờ) — Giá niêm yết thường cho một người.
- Thử xuất toàn bộ dữ liệu ra tệp (2 giờ) — Kiểm tra trước khi phụ thuộc.
Vì sao phải dùng thử với dữ liệu thật?
Đây là khác biệt lớn giữa một buổi trình diễn sản phẩm và trải nghiệm thực tế của doanh nghiệp bạn.
Dữ liệu mẫu trong bản dùng thử luôn sạch sẽ: tên khách hàng chuẩn, giao dịch rõ ràng, không có trường hợp ngoại lệ nào. Mọi phần mềm đều trông tuyệt vời với dữ liệu như vậy.
Dữ liệu thật thì khác. Nó có những khoản thu không rõ nguồn, các giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ, khách hàng trả góp nhiều đợt, và những nghiệp vụ đặc thù của ngành bạn.
Hãy nhập dữ liệu của một tháng gần nhất và làm đủ chu trình cho tới khi ra báo cáo. Nếu có ba tình huống mà bạn phải làm thủ công vòng vèo, hãy nhân số đó với mười hai tháng trước khi quyết định. Một tháng dùng thử nghiêm túc tiết kiệm được nhiều năm khó chịu.
Hạn chế cần biết
Không kết xuất báo cáo theo mẫu Việt Nam
Điểm loại trừ với doanh nghiệp chỉ hoạt động trong nước.
Giao diện và tài liệu đều bằng tiếng Anh
Rào cản với nhiều kế toán viên.
Chi phí thuê bao tính theo người dùng
Cộng dồn nhanh khi đội ngũ đông.
Phân loại tự động có thể sai một cách nhất quán
Vẫn cần người rà soát định kỳ.
Hỗ trợ kỹ thuật lệch múi giờ
Khó gọi được người trong giờ làm việc ở Việt Nam.
QuickBooks so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | QuickBooks | Xero | Fast Accounting |
|---|---|---|---|
| Tự động phân loại giao dịch | Tốt nhất | Rất tốt | Khá |
| Số dịch vụ kết nối được | Tốt nhất | Rất tốt | Kém |
| Báo cáo đúng mẫu Việt Nam | Không | Không | Tốt nhất |
| Dễ với người không có nghiệp vụ | Rất tốt | Tốt nhất | Kém |
| Hỗ trợ trong giờ làm việc Việt Nam | Kém | Kém | Tốt nhất |
| Chi phí cho doanh nghiệp nhỏ | Khá | Khá | Tốt |
Xem thêm đánh giá Xero, đánh giá Fast Accounting, đánh giá Microsoft Excel, hoặc duyệt nhóm tài chính.
Kết luận
QuickBooks đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp của bạn có yếu tố nước ngoài và cần một hệ thống quản trị hiện đại.
Mức độ tự động hoá và kho kết nối là hai thứ mà phần mềm trong nước chưa theo kịp.
Nhưng nếu bạn chỉ hoạt động trong nước, đây không phải lựa chọn thay thế được phần mềm nội địa — bạn sẽ vẫn phải có một hệ thống nữa cho phần sổ sách pháp lý.
