Trả lời ngắn: Google Docs thắng ở đúng một điểm nhưng là điểm quan trọng nhất với làm việc nhóm — không bao giờ còn cảnh gửi qua gửi lại các tệp có tên bản cuối, bản cuối sửa lần hai.
Đánh đổi: khả năng dàn trang phức tạp và làm việc ngoại tuyến còn hạn chế.
Vì sao chuyện phiên bản lại tốn kém đến vậy?
Trong cách làm việc bằng tệp gửi qua thư điện tử, mỗi lần góp ý là một bản sao mới.
Trưởng phòng gửi bản gốc cho ba người, mỗi người sửa trên máy mình rồi gửi lại. Bây giờ có bốn phiên bản khác nhau, và ai đó phải ngồi gộp thủ công.
Trong quá trình gộp, một góp ý bị bỏ sót. Không ai phát hiện ra cho tới lúc tài liệu đã gửi cho khách hàng.
Chi phí thật của cách làm này không phải thời gian gộp tệp mà là những sai sót lọt lưới. Một tài liệu duy nhất mà mọi người cùng sửa xoá bỏ hoàn toàn nhóm vấn đề đó.
Google Docs làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nhiều người soạn cùng lúc trên một tài liệu | Tốt nhất | Thấy con trỏ của nhau theo thời gian thực |
| Lịch sử phiên bản chi tiết | Tốt nhất | Xem và khôi phục về bất kỳ thời điểm nào |
| Bình luận và giao việc ngay trong tài liệu | Rất tốt | Gắn người phụ trách cho từng góp ý |
| Chia sẻ bằng đường dẫn với phân quyền | Rất tốt | Xem, góp ý hoặc chỉnh sửa |
| Miễn phí cho người dùng cá nhân | Rất tốt | Không giới hạn số tài liệu |
| Tự lưu liên tục | Tốt | Không còn mất bài vì quên lưu |
| Dàn trang phức tạp cho tài liệu in ấn | Kém | Thua xa phần mềm trên máy tính |
| Làm việc khi không có mạng | Khá | Phải bật trước và có giới hạn |
| Giữ nguyên định dạng khi mở tệp từ phần mềm khác | Khá | Tài liệu phức tạp thường bị xô lệch |
Ai nên dùng Google Docs?
- Nhóm cùng soạn một tài liệu — đây là thế mạnh không ai bằng.
- Sinh viên làm bài tập nhóm — miễn phí và không phải gộp tệp.
- Người viết nội dung cần người khác góp ý — bình luận theo từng đoạn rất tiện.
- Ai hay đổi giữa nhiều thiết bị — mở ở đâu cũng là bản mới nhất.
Chưa đủ cho tài liệu cần dàn trang chính xác để in — Microsoft Word kiểm soát bố cục tốt hơn nhiều.
Chia sẻ tài liệu thế nào cho an toàn?
Sự tiện lợi của việc chia sẻ bằng đường dẫn cũng là nguồn gốc của những sự cố rò rỉ thông tin.
| Cách chia sẻ | Mức an toàn |
|---|---|
| Mời từng người bằng địa chỉ thư điện tử | Cao nhất, kiểm soát được chính xác |
| Cho phép người trong tổ chức truy cập | Khá, phù hợp tài liệu nội bộ |
| Bất kỳ ai có đường dẫn đều xem được | Thấp, đường dẫn lan ra không kiểm soát |
| Bất kỳ ai có đường dẫn đều sửa được | Rất thấp, hầu như không nên dùng |
| Cấp quyền góp ý thay vì chỉnh sửa | Cao, giữ được bản gốc nguyên vẹn |
| Đặt hạn dùng cho quyền truy cập | Cao, tốt cho đối tác ngắn hạn |
Quy trình làm tài liệu nhóm hiệu quả
- Thống nhất một người chịu trách nhiệm bản cuối (10 phút) — Tránh mỗi người sửa một kiểu.
- Dựng khung đề mục trước khi ai viết nội dung (30 phút) — Cả nhóm thấy được bố cục.
- Phân công từng phần cho từng người (15 phút) — Ghi rõ trong tài liệu.
- Góp ý bằng chức năng bình luận, không sửa thẳng (liên tục) — Giữ được ý định của tác giả.
- Người phụ trách rà soát và giải quyết từng bình luận (2 giờ) — Không để bình luận treo.
- Xuất bản hoàn chỉnh sang định dạng cố định (10 phút) — Trước khi gửi ra ngoài.
Vì sao nên góp ý bằng bình luận thay vì sửa thẳng?
Đây là quy tắc làm việc nhóm mà nhiều đội học được sau vài lần khó chịu với nhau.
Khi bạn sửa thẳng vào câu văn của đồng nghiệp, họ mất đi cơ hội hiểu vì sao bạn sửa. Có thể câu đó được viết như vậy có lý do mà bạn chưa biết, và bản sửa của bạn làm mất một sắc thái quan trọng.
Tệ hơn về mặt quan hệ, việc bị sửa thẳng dễ tạo cảm giác công việc của mình bị phủ nhận, nhất là khi người sửa không giải thích gì.
Bình luận thì khác: bạn nêu vấn đề và đề xuất, tác giả quyết định. Nếu họ đồng ý thì sửa và đánh dấu đã xử lý; nếu không thì trả lời lý do. Cách này chậm hơn một chút nhưng giữ được chất lượng lẫn không khí làm việc.
Hạn chế cần biết
Dàn trang phức tạp còn yếu
Tài liệu cần bố cục chính xác nên dùng phần mềm trên máy.
Làm việc ngoại tuyến hạn chế
Phải bật trước và không đầy đủ tính năng.
Tệp phức tạp từ phần mềm khác dễ xô lệch
Nên kiểm tra lại bố cục sau khi mở.
Phụ thuộc vào tài khoản của một nhà cung cấp
Mất tài khoản là mất quyền truy cập tài liệu.
Rất dễ chia sẻ quá rộng do tiện
Cần rà soát quyền truy cập định kỳ.
Google Docs so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | Google Docs | Microsoft Word | ONLYOFFICE |
|---|---|---|---|
| Nhiều người soạn cùng lúc | Tốt nhất | Tốt | Rất tốt |
| Lịch sử phiên bản | Tốt nhất | Tốt | Rất tốt |
| Dàn trang cho in ấn | Kém | Tốt nhất | Tốt |
| Chi phí cá nhân | Miễn phí | Cao | Miễn phí |
| Làm việc không có mạng | Khá | Tốt nhất | Tốt |
| Tự đặt trên máy chủ công ty | Không | Không | Có |
Xem thêm đánh giá Microsoft Word, đánh giá Google Sheets, đánh giá ONLYOFFICE, hoặc duyệt nhóm ứng dụng văn phòng.
Kết luận
Google Docs là lựa chọn đúng cho mọi tài liệu có nhiều hơn một người tham gia, và điều đó bao gồm phần lớn công việc thực tế ở văn phòng.
Nó miễn phí, không phải cài đặt gì, và xoá bỏ hoàn toàn nhóm rắc rối về phiên bản mà cách làm bằng tệp gửi qua lại luôn mang theo.
Hãy nhớ rà soát quyền truy cập định kỳ. Sự tiện lợi khi chia sẻ cũng chính là thứ khiến thông tin nội bộ dễ lan ra ngoài hơn bạn tưởng.
