Trả lời ngắn: Microsoft Teams không cạnh tranh ở chất lượng cuộc gọi mà ở chỗ nó là nơi tập trung mọi thứ: trò chuyện, họp, tệp và ứng dụng nội bộ.
Ai được lợi nhất: doanh nghiệp đã trả tiền cho bộ ứng dụng văn phòng, vì nó đi kèm sẵn.
Vì sao doanh nghiệp chọn nó dù có lựa chọn tốt hơn từng phần?
Nếu so từng tính năng riêng lẻ, sản phẩm này thường không phải tốt nhất. Chất lượng cuộc họp thua đối thủ chuyên về họp, trải nghiệm trò chuyện thua công cụ chuyên về nhắn tin.
Nhưng phòng công nghệ thông tin của một doanh nghiệp không mua từng tính năng, họ mua giải pháp cho cả tổ chức.
Ở góc nhìn đó, việc chỉ phải quản lý một hệ thống tài khoản, một bộ chính sách bảo mật, một nhà cung cấp để làm việc khi có sự cố là giá trị rất lớn.
Thêm nữa, với công ty đã trả tiền cho bộ ứng dụng văn phòng thì công cụ này đi kèm mà không tốn thêm. So sánh giữa miễn phí và trả thêm cho một sản phẩm khác thì lựa chọn khá rõ ràng.
Microsoft Teams làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Gom trò chuyện, họp và tệp vào một nơi | Tốt nhất | Giá trị chính của sản phẩm |
| Kết nối chặt với bộ ứng dụng văn phòng | Tốt nhất | Sửa tài liệu ngay trong cuộc trò chuyện |
| Quản trị tập trung cho tổ chức lớn | Rất tốt | Chính sách bảo mật thống nhất |
| Kênh làm việc theo phòng ban và dự án | Rất tốt | Tách bạch nội dung |
| Ghép thêm ứng dụng nội bộ của công ty | Rất tốt | Thành nơi làm việc duy nhất |
| Đi kèm gói ứng dụng văn phòng | Tốt | Không phải trả thêm |
| Mức tiêu tốn tài nguyên máy | Kém | Nặng và khởi động chậm |
| Trải nghiệm với khách mời ngoài tổ chức | Kém | Rườm rà hơn đối thủ |
| Giao diện với người mới | Khá | Nhiều tầng menu gây rối |
Ai nên dùng Microsoft Teams?
- Doanh nghiệp đã dùng bộ ứng dụng văn phòng cùng hãng — không phải trả thêm.
- Tổ chức lớn cần quản trị tập trung — phân quyền và chính sách thống nhất.
- Công ty muốn giảm số công cụ nhân viên phải dùng — gom vào một nơi.
- Đơn vị cần ghép ứng dụng nội bộ vào chỗ làm việc — hỗ trợ tốt.
Quá nặng nếu nhóm bạn nhỏ và chỉ cần trò chuyện — Slack nhẹ và dễ chịu hơn nhiều.
Tổ chức kênh làm việc thế nào cho không loạn?
Đây là nơi phần lớn công ty triển khai thất bại, và vấn đề không nằm ở phần mềm.
| Nguyên tắc | Vì sao |
|---|---|
| Mỗi kênh có mục đích được ghi rõ | Người mới biết nên đăng gì ở đâu |
| Tách kênh thông báo và kênh thảo luận | Thông báo quan trọng không bị trôi |
| Dùng chuỗi trả lời thay vì đăng bài mới | Giữ mạch hội thoại, dễ theo dõi |
| Đóng kênh của dự án đã kết thúc | Giảm nhiễu cho người dùng |
| Tạo kênh mới cho mọi việc nhỏ | Nguyên nhân chính gây loạn |
| Nhắc tên toàn bộ thành viên khi không cần | Làm người ta tắt thông báo và bỏ lỡ việc thật |
Quy trình triển khai cho một công ty
- Thiết kế cấu trúc kênh trước khi mở cho nhân viên (1 tuần) — Đừng để tự phát.
- Viết quy ước sử dụng ngắn gọn một trang (2 ngày) — Đăng gì ở đâu, khi nào gọi tên ai.
- Chuyển từng phòng ban một (1 tháng) — Học từ nhóm đầu tiên.
- Tắt dần các nhóm chat cũ (2 tuần) — Nếu để song song thì không ai chuyển.
- Đào tạo về chuỗi trả lời và cách tìm kiếm (1 buổi) — Hai kỹ năng quan trọng nhất.
- Rà soát và đóng kênh không dùng sau ba tháng (1 ngày) — Việc lặp lại định kỳ.
Vì sao phải tắt hẳn các nhóm chat cũ?
Đây là bước mà nhiều công ty ngại làm và đó là lý do việc triển khai không thành công.
Suy nghĩ thường thấy là cứ để song song một thời gian cho mọi người quen dần, không nên ép buộc. Nghe có vẻ nhân văn nhưng kết quả thì ngược lại.
Khi tồn tại hai kênh liên lạc, mọi người tiếp tục dùng cái quen thuộc vì nó dễ hơn. Công cụ mới trở thành nơi trống trải, và những người đã chuyển sang thì bỏ lỡ thông tin vì các cuộc trao đổi thật vẫn diễn ra ở chỗ cũ.
Cách làm hiệu quả là ấn định một ngày cụ thể, thông báo trước hai tuần, và sau ngày đó thì thông tin công việc chỉ đi qua kênh mới. Sẽ có vài ngày khó chịu, nhưng nó ngắn hơn nhiều so với việc kéo dài tình trạng nửa vời trong nhiều tháng.
Hạn chế cần biết
Nặng và khởi động chậm
Máy cấu hình thấp cảm nhận rõ.
Mời khách ngoài tổ chức khá rườm rà
Kém thuận tiện hơn công cụ chuyên về họp.
Nhiều tầng menu gây rối cho người mới
Cần đào tạo và quy ước rõ ràng.
Dễ loạn nếu không có quy ước sử dụng
Vấn đề tổ chức chứ không phải phần mềm.
Không tách rời khỏi hệ sinh thái được
Chỉ hợp lý nếu công ty đã dùng cả bộ.
Microsoft Teams so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | Microsoft Teams | Slack | Zoom |
|---|---|---|---|
| Gom mọi thứ vào một nơi | Tốt nhất | Tốt | Kém |
| Trải nghiệm trò chuyện | Khá | Tốt nhất | Kém |
| Chất lượng cuộc họp | Tốt | Khá | Tốt nhất |
| Quản trị cho tổ chức lớn | Tốt nhất | Rất tốt | Tốt |
| Chi phí thêm nếu đã có bộ văn phòng | Không có | Cao | Vừa |
| Nhẹ và nhanh | Kém | Tốt | Khá |
Xem thêm đánh giá Slack, đánh giá Zoom, đánh giá Microsoft Word, hoặc duyệt nhóm ứng dụng giao tiếp.
Kết luận
Microsoft Teams là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ sinh thái của hãng, và với họ thì việc dùng thêm công cụ khác khó biện minh về chi phí.
Điểm mạnh không nằm ở từng tính năng mà ở việc giảm số hệ thống mà phòng công nghệ thông tin phải quản lý.
Nhưng thành bại nằm ở quy ước sử dụng chứ không ở phần mềm. Hãy thiết kế cấu trúc kênh trước và ấn định ngày tắt hẳn các nhóm chat cũ.
