Trả lời ngắn: Monday CRM cho tuỳ biến quy trình gần như không giới hạn, phù hợp đội có cách bán hàng riêng không khớp với hệ thống có sẵn.
Đánh đổi: chính sự linh hoạt đó khiến bạn phải tự thiết kế mọi thứ, và dễ dựng ra một hệ thống rối.
Khi nào cần tuỳ biến thay vì dùng mẫu có sẵn?
Phần lớn doanh nghiệp bán hàng theo một trong vài mô hình quen thuộc, và hệ thống có sẵn đã dựng đúng cho những mô hình đó.
Nhưng có những ngành mà quy trình thật sự khác: đơn vị tổ chức sự kiện theo dõi từng hạng mục trong một hợp đồng, công ty xây dựng quản lý hồ sơ thầu qua nhiều vòng, đơn vị đào tạo theo dõi học viên qua nhiều khoá.
Với những trường hợp này, hệ thống bán hàng chuẩn luôn thiếu chỗ này thừa chỗ kia, và bạn phải bẻ quy trình cho vừa phần mềm.
Monday CRM đi hướng ngược lại: nó là một bộ khung bảng biểu mà bạn tự dựng quy trình lên, nên hệ thống khớp với cách bạn làm việc chứ không ngược lại.
Monday CRM làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tuỳ biến quy trình | Tốt nhất | Lý do chính để chọn |
| Nhiều cách hiển thị cùng dữ liệu | Rất tốt | Bảng, lịch, dòng thời gian, biểu đồ |
| Kết hợp bán hàng với quản lý công việc | Rất tốt | Nối liền giai đoạn chốt và triển khai |
| Giao diện trực quan | Rất tốt | Người không kỹ thuật dựng được |
| Tự động hoá theo điều kiện | Tốt | Dựng bằng cách chọn, không cần mã |
| Cộng tác nhiều bộ phận | Tốt | Bán hàng, vận hành, kế toán cùng một chỗ |
| Tính năng bán hàng chuyên sâu | Khá | Thiếu những thứ hệ thống chuyên có sẵn |
| Chi phí | Khá | Tính theo nhóm người dùng, dễ vượt dự tính |
| Rủi ro dựng hệ thống quá phức tạp | Kém | Đánh đổi cố hữu của sự linh hoạt |
Ai nên dùng Monday CRM?
- Doanh nghiệp có quy trình bán hàng đặc thù — nhóm hưởng lợi rõ nhất.
- Đội cần nối bán hàng với triển khai — cùng một hệ thống theo dõi cả hai giai đoạn.
- Công ty đã dùng nền tảng này cho việc khác — thêm phần bán hàng vào chỗ quen thuộc.
- Đội nhiều bộ phận cùng theo dõi một khách hàng — hiển thị linh hoạt theo từng vai trò.
Chưa phù hợp nếu quy trình bán hàng của bạn là chuẩn mực — Pipedrive dựng sẵn và chạy ngay.
Rủi ro lớn nhất: dựng hệ thống quá phức tạp
Đây là mặt trái của sự linh hoạt, và nó xảy ra với phần lớn đội tự dựng hệ thống lần đầu.
| Dấu hiệu hệ thống đang phình to | Hậu quả |
|---|---|
| Trên mười cột trên một bảng | Không ai nhìn hết được màn hình |
| Mỗi bộ phận thêm cột riêng của mình | Bảng thành nơi chứa mọi thứ |
| Nhiều bảng liên kết chồng chéo | Sửa một chỗ hỏng chỗ khác |
| Quy tắc tự động chạy ngầm quá nhiều | Không ai biết vì sao dữ liệu thay đổi |
| Chỉ một người hiểu cách hệ thống hoạt động | Rủi ro nghiêm trọng cho tổ chức |
| Người mới cần đào tạo nửa ngày mới dùng được | Dấu hiệu đã quá phức tạp |
Quy trình dựng hệ thống bán hàng riêng
- Vẽ quy trình thật ra giấy trước (1 ngày) — Đừng dựng thẳng trên phần mềm.
- Xác định thông tin tối thiểu cần theo dõi (nửa ngày) — Thường ít hơn bạn nghĩ nhiều.
- Dựng bảng đơn giản nhất chạy được (1 ngày) — Bắt đầu thiếu còn hơn bắt đầu thừa.
- Cho đội dùng thật hai tuần (2 tuần) — Nghe họ nói thiếu gì thay vì tự đoán.
- Bổ sung đúng những thứ đội yêu cầu (1 ngày) — Có bằng chứng mới thêm.
- Rà lại và ẩn cột không dùng mỗi quý (nửa ngày) — Việc bảo trì không được bỏ.
Bắt đầu thiếu tốt hơn bắt đầu thừa
Đây là nguyên tắc đi ngược trực giác nhưng đúng với mọi hệ thống tuỳ biến được.
Khi dựng hệ thống, cám dỗ tự nhiên là thêm mọi trường có thể hữu ích về sau. Chi phí thêm một cột gần như bằng không, nên tại sao không.
Vấn đề là chi phí thật không nằm ở lúc dựng mà ở lúc dùng: mỗi cột thừa là một chỗ trống nhân viên nhìn thấy và cảm thấy phải điền, hoặc bỏ trống và làm bảng trông dở dang.
Ngược lại, khi thiếu một trường thì đội sẽ nói với bạn trong tuần đầu tiên. Bổ sung lúc đó mất năm phút và bạn biết chắc nó cần thiết vì có người đã hỏi. Đây là cách để hệ thống chỉ chứa đúng những gì tạo giá trị.
Hạn chế cần biết
Thiếu tính năng bán hàng chuyên sâu
Những thứ hệ thống chuyên có sẵn — dự báo doanh số, chấm điểm khách — bạn phải tự dựng.
Phải tự thiết kế mọi thứ
Không có mẫu chạy ngay như hệ thống chuyên về bán hàng.
Dễ dựng ra hệ thống quá phức tạp
Rủi ro lớn nhất, và nó chỉ lộ ra sau vài tháng.
Chi phí tính theo nhóm người dùng
Cách tính giá theo bậc khiến chi phí nhảy vọt khi vượt ngưỡng.
Rủi ro chỉ một người hiểu hệ thống
Cần ghi tài liệu và đảm bảo ít nhất hai người nắm được cấu trúc.
Monday CRM so với các hệ thống khác
| Tiêu chí | Monday CRM | Pipedrive | Zoho CRM | Insightly |
|---|---|---|---|---|
| Tuỳ biến quy trình | Tốt nhất | Khá | Rất tốt | Tốt |
| Chạy được ngay không cần dựng | Kém | Tốt nhất | Khá | Tốt |
| Nối bán hàng với triển khai | Rất tốt | Hạn chế | Tốt | Rất tốt |
| Tính năng bán hàng chuyên sâu | Khá | Rất tốt | Rất tốt | Tốt |
| Giao diện trực quan | Tốt nhất | Rất tốt | Khá | Tốt |
| Chi phí | Vừa | Vừa | Thấp | Vừa |
Xem thêm đánh giá Pipedrive, đánh giá Insightly, đánh giá Zoho CRM, đánh giá Notion, hoặc duyệt phần mềm CRM.
Kết luận
Monday CRM đáng chọn khi quy trình bán hàng của bạn thật sự khác thường và mọi hệ thống có sẵn đều buộc bạn phải thoả hiệp.
Khả năng nối liền giai đoạn bán hàng với giai đoạn triển khai cũng là lợi thế thật với công ty dịch vụ, nơi ký hợp đồng mới chỉ là điểm bắt đầu của công việc.
Nhưng hãy trung thực về mức độ đặc thù của quy trình bạn. Phần lớn đội bán hàng nghĩ mình khác biệt trong khi thực tế rất gần với mô hình chuẩn — và với họ, một hệ thống dựng sẵn chạy ngay sẽ tiết kiệm hàng tuần thiết lập mà không mất gì.
