Trả lời ngắn: Pitch được thiết kế quanh cách một đội thật sự làm bản trình bày: phân việc theo trang, nhận xét ngay trên trang, và theo dõi ai đã xem bản gửi đi.
Điểm nổi bật thứ hai: mẫu có sẵn đẹp hơn hẳn các công cụ thuyết trình truyền thống.
Bản trình bày gửi đi rồi thì sao?
Với bản trình bày dùng để gửi — hồ sơ năng lực, đề xuất hợp tác, báo cáo cho nhà đầu tư — công việc không kết thúc khi bạn bấm gửi.
Câu hỏi tiếp theo là họ đã xem chưa, xem tới trang nào, và dừng lại lâu ở phần nào. Với tệp đính kèm trong thư điện tử, bạn không biết gì cả.
Thông tin đó có giá trị thực tế. Nếu người nhận dừng lâu ở trang về giá, bạn biết nên chuẩn bị trả lời câu hỏi về chi phí. Nếu họ chưa mở sau một tuần, bạn biết cần nhắc lại thay vì ngồi đợi.
Pitch gửi bản trình bày qua đường dẫn thay vì tệp đính kèm, nên bạn thấy được toàn bộ những thông tin đó.
Pitch làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Theo dõi ai đã xem và xem tới đâu | Rất tốt | Không có ở công cụ truyền thống |
| Phân việc theo từng trang cho từng người | Rất tốt | Đúng cách đội thật sự làm việc |
| Kho mẫu có sẵn | Rất tốt | Đẹp hơn hẳn công cụ truyền thống |
| Nhận xét và duyệt bài ngay trên trang | Rất tốt | Không phải trao đổi qua thư |
| Làm việc nhiều người cùng lúc | Rất tốt | Mượt như công cụ trực tuyến hàng đầu |
| Có bản miễn phí dùng thật được | Tốt | Đủ cho đội nhỏ |
| Chạy ngoại tuyến | Khá | Hạn chế, nên xuất tệp dự phòng |
| Chèn biểu đồ từ bảng tính | Khá | Không liên thông sâu như công cụ văn phòng |
| Giao diện tiếng Việt | Không có | Toàn bộ bằng tiếng Anh |
Ai nên dùng Pitch?
- Đội bán hàng gửi đề xuất cho khách — biết được khách đã xem chưa.
- Công ty khởi nghiệp gọi vốn — theo dõi nhà đầu tư quan tâm phần nào.
- Nhóm cùng làm một bản trình bày — quy trình phân việc và duyệt rõ ràng.
- Ai muốn bản trình bày trông chuyên nghiệp mà không thiết kế — mẫu sẵn đẹp.
Cân nhắc nếu bạn trình bày trực tiếp ở nơi không có mạng — PowerPoint an toàn hơn cho việc đó.
Số liệu người xem nói lên điều gì?
Đây là thông tin mà công cụ truyền thống không cho, và biết diễn giải nó giúp bạn theo sát đúng cách.
| Điều bạn thấy | Nên hiểu thế nào |
|---|---|
| Chưa mở sau một tuần | Nhắc lại, đừng ngồi đợi |
| Mở nhưng chỉ xem vài trang đầu | Phần mở đầu chưa thuyết phục |
| Dừng lâu ở trang giá | Chuẩn bị trả lời câu hỏi chi phí |
| Xem hết và xem lại lần hai | Tín hiệu quan tâm mạnh |
| Chia sẻ cho người khác trong công ty | Đang được đưa lên cấp quyết định |
| Xem rất nhanh toàn bộ | Có thể chỉ lướt qua cho có |
Quy trình làm hồ sơ đề xuất gửi khách hàng
- Bắt đầu bằng vấn đề của khách, không phải giới thiệu về bạn (1 giờ) — Họ quan tâm vấn đề của họ trước.
- Đặt phần giá ở khoảng hai phần ba bản trình bày (30 phút) — Sau khi đã nêu giá trị.
- Dùng mẫu sẵn thay vì tự thiết kế (1 giờ) — Nội dung quan trọng hơn nhiều.
- Nhờ một đồng nghiệp đọc lại toàn bộ (1 giờ) — Bắt lỗi và chỗ khó hiểu.
- Gửi bằng đường dẫn thay vì tệp đính kèm (5 phút) — Để theo dõi được.
- Theo dõi và liên hệ lại dựa trên hành vi xem (liên tục) — Đúng lúc thay vì theo lịch cố định.
Vì sao nên bắt đầu bằng vấn đề của khách?
Đây là lỗi phổ biến nhất trong hồ sơ đề xuất, và nó khiến người nhận ngừng đọc ngay ở vài trang đầu.
Cấu trúc quen thuộc là bắt đầu bằng giới thiệu công ty: thành lập năm nào, bao nhiêu nhân sự, những khách hàng lớn đã làm việc cùng. Người viết thấy điều đó cần thiết để tạo uy tín.
Nhưng người nhận chưa quan tâm tới bạn. Họ đang có một vấn đề và muốn biết bạn có hiểu nó không. Ba trang đầu nói về bạn là ba trang họ lướt qua, và tới trang thứ tư thì sự chú ý đã giảm.
Cách hiệu quả là mở đầu bằng chính vấn đề của họ, mô tả cụ thể tới mức họ nhận ra bạn đã tìm hiểu kỹ. Khi đó phần giới thiệu về bạn ở giữa hoặc cuối trở nên có ý nghĩa — họ đọc nó để xác nhận rằng bạn đủ năng lực, thay vì đọc để quyết định có tiếp tục hay không.
Hạn chế cần biết
Chạy ngoại tuyến hạn chế
Với buổi trình bày trực tiếp, nên xuất một bản dự phòng.
Không liên thông sâu với bảng tính
Chèn biểu đồ có nhiều bước hơn so với công cụ văn phòng.
Không có giao diện tiếng Việt
Cả phần bạn dựng lẫn phần khách hàng xem.
Bản miễn phí giới hạn tính năng theo dõi
Phần tạo ra giá trị lớn nhất nằm ở gói trả phí.
Ít người biết tới
Khách hàng nhận đường dẫn lạ đôi khi ngần ngại mở.
Pitch so với các công cụ khác
| Tiêu chí | Pitch | Google Slides | PowerPoint | Gamma |
|---|---|---|---|---|
| Theo dõi người xem | Tốt nhất | Khá | Kém | Tốt |
| Quy trình duyệt bài cho đội | Tốt nhất | Tốt | Khá | Khá |
| Mẫu đẹp sẵn | Rất tốt | Khá | Khá | Tốt nhất |
| Chạy ngoại tuyến | Khá | Khá | Tốt nhất | Kém |
| Làm việc nhiều người | Rất tốt | Tốt nhất | Tốt | Tốt |
| Chi phí | Thấp | Miễn phí | Vừa | Thấp |
Xem thêm đánh giá Google Slides, đánh giá PowerPoint, đánh giá Gamma, đánh giá Prezi, hoặc duyệt phần mềm thuyết trình.
Kết luận
Pitch hợp nhất với bản trình bày dùng để gửi đi chứ không phải để trình bày trực tiếp — hồ sơ đề xuất, tài liệu gọi vốn, báo cáo cho đối tác.
Phần theo dõi người xem biến việc theo sát từ chỗ đoán mò thành có cơ sở: bạn biết khi nào nên nhắc lại, và biết nên chuẩn bị trả lời câu hỏi nào.
Nhưng với buổi trình bày trực tiếp trước khán giả, hãy vẫn xuất một bản dự phòng chạy ngoại tuyến. Đó là năm phút phòng cho tình huống mạng ở phòng họp không hoạt động — điều xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ.
