Trả lời ngắn: VNPT Invoice là dịch vụ hoá đơn điện tử của VNPT, thường được chọn vì doanh nghiệp đã có sẵn quan hệ với nhà mạng này — thêm dịch vụ vào hợp đồng đang có, đỡ mở thêm một đầu mối mới.
Cần biết trước: phần mềm làm tốt phần lõi, còn những tính năng ngoài nghiệp vụ hoá đơn thì ở mức vừa phải.
Chọn nhà cung cấp hoá đơn theo tiêu chí nào?
Khi cả thị trường đều phải tuân theo cùng một bộ quy định, các phần mềm hoá đơn giống nhau nhiều hơn khác nhau. Cùng khuôn mẫu, cùng luồng nghiệp vụ, cùng cách gửi dữ liệu tới cơ quan thuế.
Vậy khác biệt thật nằm ở đâu? Ở ba chỗ ít ai nghĩ tới lúc xem báo giá: nhà cung cấp phản ứng nhanh chậm ra sao khi quy định đổi, đội hỗ trợ ở gần hay xa bạn, và dữ liệu nhiều năm của bạn có lấy ra được dễ dàng không.
Nhìn theo ba tiêu chí đó, một đơn vị viễn thông lớn có sẵn hạ tầng và chi nhánh khắp nơi đứng ở vị trí khác hẳn một công ty phần mềm thuần tuý.
Bảng năng lực VNPT Invoice
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Mạng lưới chi nhánh và đại lý | Tốt nhất | Có mặt ở tất cả tỉnh thành |
| Nghiệp vụ hoá đơn cơ bản | Rất tốt | Phát hành, điều chỉnh, thay thế đầy đủ |
| Gộp chung hợp đồng với dịch vụ viễn thông | Rất tốt | Một đầu mối, một hoá đơn dịch vụ |
| Bán kèm chữ ký số | Rất tốt | Cùng nhà với VNPT SmartCA |
| Ổn định dịp cao điểm | Tốt | Hạ tầng lớn, ít gián đoạn kéo dài |
| Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Tốt | Đáp ứng được nhóm bán lẻ |
| Kết nối kỹ thuật với hệ thống riêng | Khá | Có nhưng cần trao đổi với đội hỗ trợ |
| Trải nghiệm giao diện | Khá | Thiên về đầy đủ hơn là gọn gàng |
| Tự phục vụ không cần hỗ trợ | Kém | Nhiều việc vẫn phải nhờ nhân viên |
Nhóm doanh nghiệp phù hợp
- Đơn vị đang dùng dịch vụ viễn thông của VNPT — gộp hợp đồng, giảm số đầu mối phải quản.
- Doanh nghiệp ở địa phương có đại lý mạnh — chất lượng phục vụ phụ thuộc nhiều vào nơi bạn ở.
- Công ty muốn mua trọn gói hoá đơn kèm chữ ký số — thủ tục gọn hơn hẳn khi mua rời.
- Tổ chức hành chính sự nghiệp — quen làm việc với nhà cung cấp thuộc khối nhà nước.
Chưa phù hợp nếu bạn muốn tự làm mọi thứ trên giao diện mà không phải gọi ai — nhóm này nên nhìn sang MISA meInvoice.
Những điểm làm tốt
Gộp được vào quan hệ sẵn có
Doanh nghiệp thường đã dùng đường truyền hoặc dịch vụ khác của nhà mạng. Thêm hoá đơn điện tử vào cùng hợp đồng giúp bộ phận hành chính đỡ một đầu việc theo dõi thanh toán.
Cái lợi này không nằm ở phần mềm mà nằm ở vận hành nội bộ, nhưng với công ty ít người thì nó có sức nặng thật.
Phủ sóng địa lý rộng
Ở những tỉnh mà các công ty phần mềm chỉ hỗ trợ từ xa, nhà mạng vẫn có người tới tận nơi. Đây là lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp địa phương chọn nhóm nhà cung cấp này.
Điều này đặc biệt có ý nghĩa với doanh nghiệp mới thành lập. Giai đoạn đầu luôn có một loạt việc phải làm cùng lúc: đăng ký thuế, mở tài khoản, xin chữ ký số, đăng ký sử dụng hoá đơn. Mỗi khâu vướng một chút là kéo dài cả tháng, mà công ty thì đã cần xuất hoá đơn cho đơn hàng đầu tiên.
Có một người phụ trách ở gần, gọi được và gặp được, giúp gỡ những nút thắt kiểu đó nhanh hơn hẳn so với việc mô tả vấn đề qua thư điện tử rồi chờ phản hồi.
Trọn gói hoá đơn và chữ ký số
Hai thứ này luôn đi cùng nhau. Mua cùng một nơi thì lúc trục trặc chỉ phải gọi một số máy, thay vì nghe hai bên đổ lỗi qua lại.
Hạn chế nên tính trước
Trải nghiệm phụ thuộc mạnh vào đại lý
Cùng một dịch vụ nhưng chất lượng ở hai tỉnh có thể khác nhau đáng kể. Trước khi ký, hãy hỏi vài doanh nghiệp cùng khu vực xem họ được phục vụ ra sao.
Giao diện nặng về nghiệp vụ
Người quen dùng phần mềm hiện đại sẽ thấy bố cục hơi cũ và nhiều thao tác hơn cần thiết.
Nhiều việc vẫn phải nhờ hỗ trợ
Một số thay đổi cấu hình không tự làm được trên giao diện, phải liên hệ nhân viên phụ trách.
Khó so sánh giá trực tiếp
Giá thường nằm trong gói dịch vụ tổng nên không dễ tách ra để đặt cạnh nhà cung cấp khác.
So với hai lựa chọn cùng phân khúc
| Tiêu chí | VNPT Invoice | Viettel SInvoice | MISA meInvoice |
|---|---|---|---|
| Phủ sóng địa phương | Tốt nhất | Tốt nhất | Tốt |
| Gộp với dịch vụ đang dùng | Tốt nhất | Rất tốt | Kém |
| Giao diện hiện đại | Khá | Tốt | Rất tốt |
| Nối với phần mềm kế toán | Khá | Khá | Tốt nhất |
| Tự phục vụ, ít cần gọi hỗ trợ | Kém | Tốt | Rất tốt |
| Trọn gói kèm chữ ký số | Rất tốt | Rất tốt | Tốt |
Xem thêm đánh giá VNPT SmartCA nếu bạn định mua chữ ký số cùng nhà, hoặc MISA AMIS nếu muốn một nền tảng quản trị rộng hơn.
Chuẩn bị gì trước khi triển khai
- Rà lại thông tin đăng ký kinh doanh (30 phút) — tên, địa chỉ, mã số thuế phải khớp tuyệt đối.
- Xác định số hoá đơn phát hành mỗi tháng (30 phút) — con số này quyết định chọn gói nào.
- Chốt người chịu trách nhiệm ký (15 phút) — ai giữ chữ ký số, ai được uỷ quyền khi người đó vắng.
- Thống nhất mẫu hoá đơn với bộ phận bán hàng (1 giờ) — sửa mẫu sau khi đã phát hành sẽ phiền hơn nhiều.
- Thử toàn bộ luồng với một hoá đơn nháp (1 giờ) — từ lập, ký, gửi khách cho tới tra cứu lại.
- Lập quy trình xử lý khi hệ thống gián đoạn (1 giờ) — biết trước phải làm gì thì đỡ hoảng.
Kết luận
VNPT Invoice là lựa chọn an toàn cho doanh nghiệp muốn ít đầu mối và cần người hỗ trợ ở gần. Nó không phải phần mềm hoá đơn hiện đại nhất, nhưng làm đúng phần việc bắt buộc và có bộ máy đứng phía sau.
Nếu bạn ưu tiên trải nghiệm phần mềm hoặc muốn hoá đơn nối liền với sổ kế toán, hãy so thêm với các nhà cung cấp thiên về phần mềm trước khi quyết định.
