Trả lời ngắn: MISA meInvoice là phần mềm hoá đơn điện tử của MISA, mạnh nhất khi doanh nghiệp đã dùng sẵn phần mềm kế toán cùng nhà — hoá đơn và sổ sách nối thẳng vào nhau, khỏi nhập tay hai lần.
Điểm phải cân nhắc: nếu kế toán của bạn chạy trên phần mềm hãng khác, lợi thế lớn nhất của nó gần như biến mất.
Hoá đơn điện tử giải quyết việc gì cho doanh nghiệp?
Từ giữa năm 2022, hoá đơn giấy đã hết vai trò với phần lớn doanh nghiệp Việt Nam. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đưa cả nước sang hoá đơn điện tử, và kể từ đó việc chọn phần mềm không còn là chuyện tuỳ thích nữa.
Điều nhiều chủ doanh nghiệp chưa nhận ra: phần mềm hoá đơn không chỉ là nơi bấm nút phát hành. Nó là chỗ giữ toàn bộ chứng từ bán ra của bạn trong nhiều năm, là nơi cơ quan thuế đối chiếu khi có vấn đề, và là cửa mà kế toán phải bước qua mỗi ngày.
Vì thế tiêu chí chọn không phải là giao diện đẹp hay giá rẻ vài trăm nghìn. Tiêu chí là: dữ liệu có chạy được sang chỗ khác không, khi sai thì xử lý ra sao, và lúc cần tra một hoá đơn hai năm trước thì mất bao lâu.
MISA meInvoice làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nối với phần mềm kế toán cùng hãng | Tốt nhất | Đây là lý do chính để chọn nó |
| Phát hành hoá đơn có mã và không mã | Rất tốt | Đủ cả hai hình thức theo quy định |
| Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Rất tốt | Dành cho bán lẻ, ăn uống, xăng dầu |
| Xử lý hoá đơn sai sót | Rất tốt | Có quy trình thay thế và điều chỉnh sẵn |
| Ứng dụng di động để duyệt và ký | Tốt | Đủ dùng khi giám đốc đi vắng |
| Tra cứu hoá đơn cũ | Tốt | Lọc theo kỳ, theo khách, theo trạng thái |
| Nối với phần mềm kế toán hãng khác | Khá | Làm được nhưng phải qua tệp trung gian |
| Tuỳ biến mẫu hoá đơn sâu | Kém | Mẫu có sẵn nhiều, sửa ngoài khung thì khó |
| Dùng cho hộ kinh doanh rất nhỏ | Kém | Bộ tính năng thừa so với nhu cầu |
Ai nên dùng MISA meInvoice?
- Doanh nghiệp đang dùng phần mềm kế toán của MISA — hoá đơn phát hành xong tự sang sổ, đây là điểm mạnh không bàn cãi.
- Công ty có kế toán nội bộ chuyên trách — người dùng hằng ngày là kế toán, nên bộ tính năng dày lại là lợi thế.
- Đơn vị bán lẻ cần hoá đơn từ máy tính tiền — nhóm ngành đang bị siết chặt nhất hiện nay.
- Doanh nghiệp phát hành nhiều hoá đơn mỗi tháng — thao tác hàng loạt tiết kiệm thời gian thấy rõ.
Chưa phù hợp nếu bạn là hộ kinh doanh phát hành vài hoá đơn một tháng — hãy xem Viettel SInvoice hoặc các gói tối giản hơn.
Điểm mạnh thật sự nằm ở đâu?
Dữ liệu không phải nhập hai lần
Khi hoá đơn và sổ kế toán cùng một nhà, hoá đơn phát hành xong sẽ xuất hiện trong sổ mà kế toán không phải gõ lại. Nghe nhỏ, nhưng với doanh nghiệp phát hành vài trăm hoá đơn một tháng thì đây là hàng chục giờ mỗi quý.
Quan trọng hơn thời gian là sai sót. Mỗi lần gõ lại là một cơ hội sai số tiền, sai mã số thuế, sai tên hàng — và hoá đơn sai thì phải làm thủ tục điều chỉnh, tốn gấp nhiều lần công sức phát hành ban đầu.
Quy trình xử lý sai sót được dựng sẵn
Hoá đơn điện tử sai không xé bỏ được như hoá đơn giấy. Phải lập biên bản, phải chọn đúng hình thức thay thế hay điều chỉnh, phải gửi thông báo tới cơ quan thuế.
Phần mềm dẫn từng bước theo đúng thứ tự, nên kế toán mới vào nghề đỡ làm sai. Đây là chỗ khoảng cách giữa phần mềm tốt và phần mềm tạm được lộ rõ nhất.
Nhiều mẫu hoá đơn dựng sẵn theo ngành
Xây dựng, thương mại, dịch vụ, vận tải — mỗi ngành có thông tin cần thể hiện khác nhau. Kho mẫu sẵn giúp doanh nghiệp mới không phải tự thiết kế từ đầu.
Hạn chế cần biết trước khi mua
Lợi thế lớn nhất phụ thuộc vào việc bạn dùng kế toán hãng nào
Nếu sổ sách của bạn chạy trên FAST Accounting hay một phần mềm nước ngoài như Xero, phần nối liền mạch không còn. Lúc đó bạn chỉ đang mua một phần mềm hoá đơn bình thường, và nên so giá với các lựa chọn khác.
Bộ tính năng nặng với đơn vị nhỏ
Người dùng phát hành mươi hoá đơn một tháng sẽ thấy giao diện có quá nhiều thứ mình không bao giờ chạm tới.
Tuỳ biến mẫu bị giới hạn
Muốn bố cục hoá đơn khác hẳn khung có sẵn thì thường phải nhờ hỗ trợ, không tự làm được trong vài phút.
Phụ thuộc vào một nhà cung cấp cho nhiều thứ
Kế toán, hoá đơn, chữ ký số cùng một hãng thì tiện, nhưng cũng có nghĩa là đổi nhà cung cấp sau này sẽ khó hơn nhiều.
So sánh nhanh với các lựa chọn cùng nhóm
| Tiêu chí | MISA meInvoice | Viettel SInvoice | VNPT Invoice |
|---|---|---|---|
| Nối với kế toán cùng hãng | Tốt nhất | Khá | Khá |
| Mạng lưới hỗ trợ tại tỉnh | Tốt | Tốt nhất | Tốt nhất |
| Phù hợp đơn vị rất nhỏ | Kém | Tốt | Tốt |
| Kho mẫu hoá đơn | Rất tốt | Tốt | Tốt |
| Hoá đơn từ máy tính tiền | Rất tốt | Rất tốt | Tốt |
| Dễ đổi sang nhà cung cấp khác | Khá | Khá | Khá |
Xem thêm đánh giá MISA AMIS nếu bạn đang cân nhắc dùng trọn bộ của MISA, hoặc duyệt nhóm chữ ký số và hoá đơn điện tử.
Quy trình triển khai cho doanh nghiệp mới
- Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế (1 ngày) — làm trước, chưa được chấp nhận thì chưa phát hành được.
- Chuẩn bị chữ ký số còn hạn (1 ngày) — không có chữ ký số thì không ký được hoá đơn.
- Chọn mẫu và khai thông tin doanh nghiệp (2 giờ) — sai mã số thuế ở bước này sẽ kéo theo hàng loạt hoá đơn sai.
- Phát hành thử vài hoá đơn nội bộ (1 giờ) — kiểm tra trước khi gửi cho khách thật.
- Tập cho kế toán quy trình xử lý sai sót (2 giờ) — quan trọng hơn tập phát hành, vì lúc sai mới là lúc luống cuống.
- Đặt lịch sao lưu dữ liệu định kỳ (30 phút) — đừng phó thác hoàn toàn cho nhà cung cấp.
Kết luận
MISA meInvoice là lựa chọn rõ ràng nhất cho doanh nghiệp đã nằm trong hệ sinh thái MISA. Hoá đơn nối thẳng vào sổ sách là lợi ích thật, đo đếm được bằng giờ công mỗi tháng.
Ngược lại, nếu kế toán của bạn ở nơi khác, hãy coi nó như một ứng viên ngang hàng với các nhà cung cấp còn lại và so trên ba thứ: chất lượng hỗ trợ tại địa phương bạn, tốc độ cập nhật khi quy định đổi, và mức độ dễ dàng khi bạn muốn rời đi.
