Trả lời ngắn: Bluesofts AccHelper là add-in miễn phí của Công ty Cổ phần Bluesofts, thêm hai hàm VND và USD vào Excel để đọc số tiền thành chữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh ngay trong ô bảng tính.
Nên dùng nếu: bạn làm kế toán, lập hoá đơn, bảng lương và phải chuyển số thành chữ hàng loạt. Không đủ nếu: bạn cần một bộ công cụ Excel đầy đủ, cần bản cập nhật thường xuyên, hoặc làm việc trên máy Mac.
Bluesofts AccHelper giải quyết vấn đề gì?
Trong công việc kế toán, con số hiếm khi đứng một mình. Mỗi tờ hoá đơn, mỗi dòng chứng từ đều cần phần chữ đọc số tiền, và Excel không có sẵn hàm nào làm việc đó. Cách làm thủ công là gõ lại bằng tay, chậm và dễ sai ở những số có nhiều chữ số.
Bluesofts AccHelper đưa việc đó về dạng công thức. Thay vì gõ lại, bạn viết một hàm trong ô bên cạnh và kéo xuống cho cả cột. Trang sản phẩm của Bluesofts mô tả add-in cung cấp hai hàm: VND() đọc tiếng Việt và USD() đọc tiếng Anh, kèm khả năng chuyển mã văn bản về Unicode.
Điểm khiến add-in này đáng nhắc không nằm ở tính năng hào nhoáng mà ở chỗ nó giải quyết một việc rất hẹp nhưng lặp lại hằng ngày. Với người làm chứng từ, tiết kiệm vài phút mỗi bảng là tiết kiệm vài giờ mỗi tháng, và quan trọng hơn là bỏ được lỗi gõ tay.
Bluesofts AccHelper làm tốt việc gì?
| Loại việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đọc số tiền thành chữ tiếng Việt | Tốt nhất | Hàm VND() trả về chuỗi như "Một trăm hai mươi lăm ngàn đồng chẵn" theo ví dụ trên trang sản phẩm |
| Đọc số tiền thành chữ tiếng Anh | Rất tốt | Hàm USD() cho kết quả dạng "One hundred and twenty five thousand dollars only." |
| Chuyển mã văn bản sang Unicode | Tốt | Trang sản phẩm nêu add-in chuyển được mã văn bản về Unicode, hợp với file cũ dùng TCVN3 hoặc VNI |
| Tùy biến đơn vị tiền tệ | Tốt | Hàm có tham số cho đơn vị chính và đơn vị số lẻ, mặc định là "đồng" và "xu" |
| Xử lý số tiền lẻ | Tốt | Có tham số quy đổi số lẻ giữa hai đơn vị và tham số bật dấu phẩy ngăn cách |
| Chạy trên bản Excel 64-bit | Tốt | Trang sản phẩm nêu hỗ trợ Excel từ 2000 tới 365 ở cả hai bản 32-bit và 64-bit, kèm đường dẫn file riêng cho bản 64-bit |
| Dùng trên Google Sheets | Tốt | Có bản add-on cài từ Google Workspace Marketplace với cùng hai hàm VND và USD |
| Cài đặt một chạm | Kém | Phải giải nén, chuyển thư mục về gốc ổ đĩa rồi bật add-in thủ công trong Excel Options |
| Cập nhật thường xuyên | Kém | Bản mới nhất trên trang sản phẩm là 3.1.0, ghi ngày 22/03/2018 |
Ai nên dùng Bluesofts AccHelper?
Kế toán và người lập chứng từ. Đây là nhóm dùng nhiều nhất. Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng kê đều cần dòng chữ đọc số tiền. Khi số tiền nằm trong ô Excel, một công thức VND() là xong, không phải mở trình đọc số online rồi dán ngược lại.
Người làm bảng lương và bảng chi phí dài. Với vài trăm dòng, việc gõ tay gần như chắc chắn có lỗi ở đâu đó. Dùng hàm rồi kéo xuống cả cột vừa nhanh vừa kiểm tra chéo được với con số gốc, vì công thức luôn tính lại khi số thay đổi.
Người còn giữ file Excel cũ. Trang sản phẩm nêu hỗ trợ từ Excel 2000 trở đi, gồm cả những bản rất cũ. Ai làm việc trong doanh nghiệp còn dùng file dựng từ nhiều năm trước sẽ thấy đây là điểm cộng, vì nhiều add-in hiện đại đã bỏ hỗ trợ các bản đó.
Người dùng Google Sheets. Nếu công ty bạn đã chuyển bảng tính lên mạng, bản add-on trên Google Workspace Marketplace cho cùng hai hàm. Đây là lựa chọn hiếm, vì phần lớn add-in đọc số thành chữ chỉ có bản cho Excel trên máy.
Cài Bluesofts AccHelper đúng cách
1. Đưa thư mục add-in về gốc ổ đĩa, đường dẫn không dấu
Trang sản phẩm dặn giải nén bộ cài rồi chuyển thư mục AccHelper về ngay ổ đĩa, ví dụ D:\AccHelper, để đường dẫn ngắn nhất và không chứa ký tự có dấu. Đây không phải chi tiết hình thức. Add-in XLL trỏ tới file theo đường dẫn, nên thư mục nằm sâu trong ổ đĩa hay có tên tiếng Việt là nguồn lỗi phổ biến.
2. Chọn đúng file cho bản Excel 32-bit hay 64-bit
Với Excel 2007 trở lên, bạn vào Excel Options, chọn Add-Ins, ở mục Manage chọn Excel Add-Ins rồi bấm Go, sau đó Browse tới file AccHelper.xll. Nếu Office của bạn là bản 64-bit, trang sản phẩm hướng dẫn chọn file theo đường dẫn x64\AccHelper.xll. Chọn nhầm bản là add-in không nạp, dù file vẫn nằm đúng chỗ.
3. Dùng công thức thay vì gõ lại
Sau khi cài, bạn chỉ cần viết =VND(A1) cho ô chứa số tiền. Muốn bỏ phần thập phân thì bọc thêm hàm ROUND thành =VND(ROUND(A1,0)). Muốn cắt chữ "chẵn" ở cuối chuỗi, trang sản phẩm gợi ý dùng SUBSTITUTE để thay thế. Cách này giữ nguyên công thức và tự cập nhật khi số gốc đổi.
4. Với bản Google Sheets, cấp quyền khi cài add-on
Bản trên Google Sheets cài từ Google Workspace Marketplace và sẽ hỏi quyền truy cập vào bảng tính của bạn. Hãy đọc kỹ danh sách quyền trước khi đồng ý, và chỉ cài trên tài khoản bạn thật sự dùng để làm việc. Nếu bảng tính chứa dữ liệu khách hàng, hãy hỏi bộ phận phụ trách trước.
Hạn chế cần biết
Bản mới nhất đã cũ
Trang sản phẩm ghi phiên bản mới nhất là 3.1.0, ngày 22/03/2018. Với một add-in chỉ làm vài phép tính chuỗi thì tuổi đời không hẳn là vấn đề, nhưng bạn nên biết trước rằng mình đang dùng một công cụ gần như không còn được cập nhật. Nếu Excel có thay đổi lớn về cơ chế add-in, thứ tự ưu tiên sửa sẽ không nằm ở đây.
Cài đặt thủ công, dễ lỗi đường dẫn
Không có bộ cài tự động. Bạn phải tự giải nén, tự chuyển thư mục và tự bật add-in trong Excel. Trang Bluesofts có bài hướng dẫn xử lý lỗi add-in sai đường dẫn, tức là lỗi này đủ phổ biến để họ phải viết riêng một bài. Ai không quen thao tác trong Excel Options sẽ mất chút thời gian lần đầu.
Dễ nhầm giữa bản miễn phí và bộ A-Tools
Trang sản phẩm ghi rõ các hàm đọc số thành chữ trong AccHelper cũng nằm trong Add-in A-Tools, một sản phẩm khác của cùng công ty. Nếu bạn tìm mua bộ công cụ đầy đủ, hãy đọc kỹ mô tả để biết mình đang lấy bản miễn phí hay bản trả phí, tránh trả tiền cho thứ vốn đã có sẵn.
Không có bản cho máy Mac
Trang sản phẩm chỉ nói về Excel trên Windows và bản add-on cho Google Sheets. Người dùng Excel trên macOS không có đường cài tương ứng. Nếu bạn dùng Mac, hãy xem phương án làm việc trên Google Sheets trước khi cài bất cứ thứ gì.
Lỗi hay gặp khi dùng Bluesofts AccHelper
Add-in không nạp sau khi chuyển file sang máy khác
Vì add-in trỏ tới file theo đường dẫn tuyệt đối, chuyển file Excel sang máy khác mà không cài lại add-in sẽ khiến công thức báo lỗi. Cách xử lý là cài add-in trên máy mới với cùng cấu trúc thư mục, rồi mở file và kiểm tra lại vài ô. Nếu chỉ gửi file cho người khác xem, hãy dán giá trị thay vì để công thức.
Kết quả đọc số khác mong đợi ở phần số lẻ
Hàm có tham số đơn vị cho số lẻ và tham số quy đổi giữa hai đơn vị, mặc định là "xu" với hệ số 1. Nếu số tiền của bạn làm tròn tới đồng, phần số lẻ có thể hiện ra theo cách bạn không muốn. Hãy bọc ROUND trước khi đọc, hoặc khai báo rõ tham số đơn vị thay vì để mặc định.
File bị phần mềm diệt virus cảnh báo
Add-in dạng XLL là file thực thi nên bị một số phần mềm bảo mật soi kỹ hơn file thường. Trang sản phẩm khẳng định add-in được biên dịch ra mã máy và không bị phần mềm diệt virus nhận nhầm. Nếu máy bạn vẫn cảnh báo, hãy tải lại từ đúng trang Bluesofts và kiểm tra trước khi thêm vào danh sách ngoại lệ.
Bluesofts AccHelper so với các cách đọc số thành chữ khác
Bảng dưới so vài tiêu chí giữa AccHelper và những công cụ bạn có thể đang dùng thay thế. Ô nào chưa kiểm chứng được thì ghi là không rõ.
| Tiêu chí | Bluesofts AccHelper | Microsoft Excel | Google Sheets | LibreOffice |
|---|---|---|---|---|
| Kiểu công cụ | Add-in đọc số thành chữ cho Excel | Bảng tính trên máy | Bảng tính trực tuyến | Bộ ứng dụng văn phòng |
| Hàm đọc số thành chữ tiếng Việt | Có, hàm VND() | không rõ | không rõ | không rõ |
| Hàm đọc số thành chữ tiếng Anh | Có, hàm USD() | không rõ | không rõ | không rõ |
| Cài đặt | Cài thủ công qua mục Add-Ins, có bản riêng cho Excel 64-bit | không rõ | Cài add-on từ Workspace Marketplace | không rõ |
| Dùng trên trình duyệt | Có, qua bản Google Sheets | không rõ | Là nền tảng chính | không rõ |
| Chi phí | Miễn phí, nằm trong nhóm phần mềm miễn phí của Bluesofts | không rõ | không rõ | không rõ |
Kết luận
Bluesofts AccHelper là dạng công cụ nhỏ nhưng đúng việc. Nó không cố làm nhiều thứ, chỉ thêm hai hàm đọc số thành chữ và làm ổn định việc đó trên nhiều đời Excel. Với người làm kế toán phải chuyển số thành chữ mỗi ngày, đây là món đáng cài vì miễn phí và không cần tài khoản.
Đổi lại, bạn phải chấp nhận một sản phẩm đứng yên từ năm 2018 và một quy trình cài đặt thủ công. Nếu công việc của bạn chỉ cần đọc vài con số mỗi tháng, dùng công cụ trực tuyến sẽ nhanh hơn là cài add-in. Nếu bạn cần bộ công cụ bảng tính đầy đủ hơn, hãy xem nhóm văn phòng và tài liệu trên site. Trước khi cài, nên mở lại trang sản phẩm của Bluesofts để đọc bản mô tả và điều kiện sử dụng hiện hành.
