Trả lời ngắn: EasyInvoice nhắm vào hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ — nhóm mà các nhà cung cấp lớn thường bỏ qua vì số hoá đơn quá ít.
Điểm mạnh: tự đăng ký, tự làm được, không phải chờ nhân viên tư vấn tới tận nơi.
Vì sao đơn vị nhỏ khó chọn phần mềm hoá đơn?
Doanh nghiệp lớn có kế toán chuyên trách và ngân sách, nên chọn nhà cung cấp nào cũng được phục vụ tử tế. Hộ kinh doanh và công ty vài người thì khác.
Họ phát hành mươi hoá đơn một tháng, không có kế toán riêng, và thường là chủ tự làm mọi thứ vào buổi tối. Với nhà cung cấp lớn, nhóm khách này không đủ hấp dẫn để cử người tới hướng dẫn.
Kết quả là nhiều hộ kinh doanh mua gói rẻ nhất của một nhà cung cấp lớn rồi loay hoay không biết hỏi ai. Đây chính là khoảng trống mà các đơn vị nhắm vào phân khúc nhỏ khai thác.
EasyInvoice làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tự đăng ký và tự dùng được | Tốt nhất | Không phải chờ nhân viên tới hướng dẫn |
| Gói cho đơn vị phát hành ít hoá đơn | Tốt nhất | Mức khởi điểm rất thấp |
| Phát hành hoá đơn cơ bản | Rất tốt | Ít bước, dễ với người không phải kế toán |
| Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Rất tốt | Phục vụ nhóm bán lẻ và ăn uống |
| Hướng dẫn bằng video và tài liệu | Rất tốt | Bù cho việc không có người tới tận nơi |
| Xử lý hoá đơn sai sót | Tốt | Có quy trình, cần đọc kỹ hướng dẫn |
| Kết nối với phần mềm quản lý bán hàng | Khá | Có nhưng không phải thế mạnh |
| Hỗ trợ tận nơi ở tỉnh | Khá | Chủ yếu qua tổng đài và trực tuyến |
| Doanh nghiệp phát hành hàng nghìn hoá đơn | Khá | Không phải phân khúc nhắm tới |
Ai nên chọn?
- Hộ kinh doanh mới chuyển sang hoá đơn điện tử — nhóm được phục vụ đúng nhất.
- Công ty vài người chưa có kế toán riêng — chủ tự làm được.
- Quán ăn, cửa hàng nhỏ cần hoá đơn từ máy tính tiền — đáp ứng đủ yêu cầu.
- Đơn vị muốn chủ động, không thích chờ đợi — tự đăng ký và bắt đầu ngay.
Chưa phù hợp nếu bạn phát hành hàng nghìn hoá đơn mỗi tháng hoặc cần nối vào hệ thống riêng — xem FPT.eInvoice hoặc MISA meInvoice.
Ba điểm mạnh cho người dùng nhỏ
Bắt đầu được ngay mà không cần ai
Với chủ hộ kinh doanh đang bận bán hàng, việc phải hẹn gặp nhân viên tư vấn rồi chờ vài ngày là rào cản thật. Khả năng tự đăng ký buổi tối và phát hành hoá đơn sáng hôm sau có giá trị lớn hơn nhiều tính năng nâng cao.
Điều này cũng có nghĩa bạn không phụ thuộc vào việc đại lý ở tỉnh mình có nhiệt tình hay không.
Giá theo đúng nhu cầu thật
Đơn vị phát hành mươi hoá đơn không phải trả cho gói thiết kế cho doanh nghiệp trăm hoá đơn. Nghe hiển nhiên nhưng nhiều nhà cung cấp lớn không có mức thấp như vậy.
Không phải chờ lịch của đại lý
Ở nhiều tỉnh, việc mua phần mềm hoá đơn nghĩa là chờ nhân viên đại lý sắp xếp được thời gian tới. Với người bán hàng cả ngày, mỗi lần hẹn lại là một lần phải nghỉ bán.
Mô hình tự phục vụ bỏ hẳn khâu đó. Bạn chủ động hoàn toàn về thời gian, và điều này quan trọng hơn nhiều so với những gì các bảng so sánh tính năng thể hiện.
Hướng dẫn tự học đầy đủ
Khi không có người tới tận nơi, chất lượng tài liệu và video hướng dẫn trở thành yếu tố quyết định. Đây là chỗ các đơn vị phục vụ phân khúc nhỏ buộc phải làm tốt.
Hạn chế cần biết
Hỗ trợ chủ yếu từ xa
Khi vướng thủ tục phức tạp, bạn xử lý qua tổng đài chứ ít khi có người tới. Với người không quen công nghệ, đây là điểm yếu thật.
Không mạnh về kết nối kỹ thuật
Doanh nghiệp muốn hoá đơn sinh tự động từ phần mềm bán hàng sẽ thấy thiếu.
Ít nghiệp vụ nâng cao
Báo cáo, phân tích, quản lý nhiều chi nhánh đều ở mức cơ bản.
Khi doanh nghiệp lớn lên sẽ phải đổi
Đây là điều nên tính trước: hãy hỏi ngay từ đầu về cách lấy dữ liệu hoá đơn ra khi bạn muốn chuyển sang nhà cung cấp khác.
So với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | EasyInvoice | Viettel SInvoice | MISA meInvoice |
|---|---|---|---|
| Phù hợp hộ kinh doanh | Tốt nhất | Rất tốt | Kém |
| Tự đăng ký, tự dùng | Tốt nhất | Tốt | Tốt |
| Hỗ trợ tận nơi ở tỉnh | Khá | Tốt nhất | Tốt |
| Nối với phần mềm kế toán | Khá | Khá | Tốt nhất |
| Chi phí khởi điểm | Tốt nhất | Rất tốt | Khá |
| Doanh nghiệp phát hành nhiều | Khá | Tốt | Rất tốt |
Bạn vẫn cần chữ ký số trước khi phát hành — xem Viettel-CA, hoặc duyệt nhóm chữ ký số và hoá đơn.
Việc cần làm cho hộ kinh doanh mới bắt đầu
- Xin chữ ký số trước (1 tuần) — không có thì không ký được hoá đơn nào.
- Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế (2 ngày) — phải được chấp nhận mới phát hành được.
- Xem hết video hướng dẫn cơ bản (2 giờ) — rẻ hơn nhiều so với gọi tổng đài từng bước.
- Phát hành thử một hoá đơn nội bộ (30 phút) — kiểm tra thông tin trước khi gửi khách thật.
- Ghi lại cách xử lý khi hoá đơn sai (1 giờ) — in ra dán cạnh máy nếu cần.
- Lưu bản sao hoá đơn ở máy của bạn (định kỳ) — đừng phó thác toàn bộ cho nhà cung cấp.
Kết luận
EasyInvoice là lựa chọn hợp lý cho hộ kinh doanh và công ty siêu nhỏ muốn tự chủ động. Nó phục vụ đúng nhóm khách mà các nhà cung cấp lớn ít quan tâm.
Khi doanh nghiệp lớn lên và cần nối hoá đơn vào hệ thống kế toán hoặc bán hàng, hãy tính chuyện chuyển đổi. Nhưng ở giai đoạn đầu, đơn giản và rẻ là hai tiêu chí đúng.
