Trả lời ngắn: FPT.eInvoice là dịch vụ hoá đơn điện tử của FPT IS, hướng tới doanh nghiệp có hệ thống sẵn và cần hoá đơn nói chuyện được với hệ thống đó qua kết nối kỹ thuật.
Đổi lại: để khai thác hết thế mạnh này, bạn cần người biết việc ở phía mình.
Khi nào doanh nghiệp cần kết nối kỹ thuật thay vì nhập tay?
Nhiều người tìm dịch vụ này với tên viết liền FPT eInvoice, nhưng câu hỏi đáng đặt ra trước khi so bảng giá là: doanh nghiệp bạn có thật sự cần tới phần kết nối tự động hay không.
Với công ty phát hành vài chục hoá đơn mỗi tháng, kế toán ngồi lập từng cái là hợp lý. Nhưng có một ngưỡng mà cách làm đó gãy.
Ngưỡng đó không phải là số lượng hoá đơn, mà là số lần dữ liệu bị chép qua chép lại. Đơn hàng nằm trong phần mềm bán hàng, khách hàng nằm trong hệ thống quản trị khách, còn hoá đơn lại nằm ở chỗ thứ ba. Mỗi lần chép là một lần sai được sinh ra.
Lúc đó thứ bạn cần không phải là phần mềm hoá đơn dễ dùng hơn, mà là một dịch vụ cho phép hệ thống của bạn gọi thẳng sang để phát hành. Đây chính là phân khúc FPT.eInvoice nhắm tới.
FPT.eInvoice làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Kết nối với hệ thống sẵn có của doanh nghiệp | Tốt nhất | Thế mạnh rõ nhất của dịch vụ |
| Phát hành số lượng lớn | Rất tốt | Xử lý theo lô, không phải bấm từng cái |
| Nghiệp vụ hoá đơn đầy đủ | Rất tốt | Đủ các hình thức theo quy định |
| Kinh nghiệm triển khai cho doanh nghiệp lớn | Rất tốt | Đội triển khai quen dự án phức tạp |
| Bán kèm chữ ký số | Tốt | Có dịch vụ chữ ký số cùng nhà |
| Tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên | Tốt | Đủ để đội kỹ thuật tự làm phần lớn việc |
| Hỗ trợ tại các tỉnh nhỏ | Khá | Không dày bằng nhà mạng |
| Phù hợp hộ kinh doanh | Kém | Không phải nhóm khách hàng nhắm tới |
| Tự triển khai không cần kỹ thuật | Kém | Phần hay nhất đòi hỏi người biết việc |
Ai nên chọn FPT.eInvoice?
- Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hoặc quản trị riêng — cần hoá đơn phát sinh tự động từ đơn hàng.
- Công ty phát hành lượng lớn hoá đơn mỗi ngày — thương mại điện tử, chuỗi bán lẻ, dịch vụ số.
- Tổ chức có đội công nghệ thông tin nội bộ — có người tiếp nhận và duy trì kết nối.
- Đơn vị coi trọng khả năng tự động hoá — muốn giảm thao tác tay tới mức thấp nhất.
Chưa phù hợp nếu bạn là công ty nhỏ, không có người kỹ thuật — Viettel SInvoice hoặc VNPT Invoice sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.
Thế mạnh nằm ở đâu
Hoá đơn sinh ra từ chính nơi phát sinh giao dịch
Khi hệ thống bán hàng gọi thẳng sang dịch vụ hoá đơn, đơn hàng chốt xong là hoá đơn có ngay. Không ai phải mở thêm một phần mềm nữa, không ai phải gõ lại tên khách và số tiền.
Lợi ích lớn nhất không phải tốc độ mà là tính nhất quán: số liệu trên hoá đơn luôn khớp với số liệu trong hệ thống, vì chúng vốn là một.
Xử lý theo lô cho khối lượng lớn
Doanh nghiệp phát hành hàng nghìn hoá đơn mỗi kỳ không thể làm thủ công. Khả năng đẩy cả lô và nhận lại kết quả từng dòng là yêu cầu bắt buộc, không phải tính năng phụ.
Đội triển khai quen việc khó
Với dự án phải nối vào hệ thống cũ, giá trị lớn nhất thường đến từ người triển khai chứ không phải phần mềm. Đây là chỗ một nhà tích hợp hệ thống có lợi thế so với đơn vị chỉ bán phần mềm đóng gói.
Hạn chế cần cân nhắc
Cần nguồn lực kỹ thuật từ phía bạn
Kết nối không tự làm xong. Phải có người ở công ty bạn hiểu hệ thống hiện tại, tiếp nhận tài liệu và duy trì về sau khi có thay đổi.
Không dành cho quy mô nhỏ
Doanh nghiệp mươi hoá đơn một tháng sẽ trả tiền cho những thứ mình không dùng tới.
Mạng lưới hỗ trợ tại chỗ mỏng hơn nhà mạng
Ở tỉnh xa, việc có người tới tận nơi không dễ như với nhà cung cấp thuộc khối viễn thông.
Ràng buộc sau khi đã nối sâu
Kết nối càng chặt thì đổi nhà cung cấp về sau càng tốn công. Đây là mặt trái tự nhiên của tự động hoá.
Đặt cạnh các lựa chọn khác
| Tiêu chí | FPT.eInvoice | MISA meInvoice | Viettel SInvoice |
|---|---|---|---|
| Kết nối kỹ thuật | Tốt nhất | Tốt | Tốt |
| Phát hành khối lượng lớn | Tốt nhất | Rất tốt | Tốt |
| Dễ với doanh nghiệp nhỏ | Kém | Khá | Rất tốt |
| Nối sẵn với phần mềm kế toán | Khá | Tốt nhất | Khá |
| Hỗ trợ tận nơi ở tỉnh | Khá | Tốt | Tốt nhất |
| Chi phí khởi điểm | Kém | Tốt | Rất tốt |
Nếu doanh nghiệp bạn còn cần một nền tảng quản trị tổng thể, xem thêm đánh giá Odoo hoặc duyệt nhóm ERP và quản trị tổng thể.
Việc cần chuẩn bị cho một dự án kết nối
- Vẽ lại luồng dữ liệu hiện tại (nửa ngày) — đơn hàng đi từ đâu tới đâu, ai nhập gì ở khâu nào.
- Xác định hệ thống nào là nguồn chính (2 giờ) — khi hai nơi lệch nhau thì tin ai, phải chốt trước.
- Cử người phụ trách kỹ thuật cụ thể (1 giờ) — dự án không có người chịu trách nhiệm sẽ kéo dài vô hạn.
- Chạy thử trên môi trường riêng (1 tuần) — đừng thử nghiệm trên hoá đơn thật của khách.
- Chuẩn bị phương án dự phòng khi kết nối hỏng (1 ngày) — vẫn phải phát hành được bằng tay.
- Bàn giao tài liệu cho người sẽ duy trì (1 ngày) — người làm dự án hiếm khi là người vận hành lâu dài.
Kết luận
FPT.eInvoice là lựa chọn dành cho doanh nghiệp muốn hoá đơn trở thành một phần của hệ thống, không phải một phần mềm rời. Với quy mô lớn và có đội kỹ thuật, đó là hướng đi đúng.
Còn nếu công ty bạn nhỏ và không có ai phụ trách công nghệ, thế mạnh của dịch vụ này sẽ nằm ngoài tầm với, trong khi bạn vẫn trả tiền cho nó.
