Trả lời ngắn: Google Calendar là công cụ lịch phổ biến nhất và giá trị lớn nhất của nó là mọi người khác cũng dùng — bạn mời họp mà không phải hỏi ai đang rảnh.
Cách dùng đáng học: đặt lịch cho cả việc cần làm chứ không chỉ cho cuộc hẹn.
Vì sao nên đặt lịch cho việc cần làm?
Phần lớn người dùng chỉ ghi vào lịch những gì có người khác tham gia: họp, hẹn khách hàng, sinh nhật.
Thời gian còn lại hiện ra là trống, và ai cũng có thể đặt họp vào đó. Kết quả là ngày làm việc của bạn bị chia nhỏ thành những khoảng ba mươi phút giữa các cuộc họp.
Với công việc cần suy nghĩ sâu — viết báo cáo, phân tích số liệu, thiết kế — những khoảng đó không đủ. Bạn cần hai ba tiếng liên tục, và bạn sẽ không bao giờ có nếu không chủ động giữ chỗ.
Cách xử lý là đặt việc quan trọng vào lịch như một cuộc hẹn với chính mình. Khi người khác nhìn lịch của bạn, họ thấy khoảng đó đã bận và tự tìm giờ khác.
Google Calendar làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Xem lịch rảnh bận của đồng nghiệp | Tốt nhất | Đặt họp không phải hỏi qua lại |
| Chia sẻ lịch với mức quyền khác nhau | Rất tốt | Chỉ thấy bận rảnh hoặc thấy chi tiết |
| Nhiều lịch riêng cho từng mảng đời sống | Rất tốt | Bật tắt để nhìn cho gọn |
| Tự tạo lịch họp khi tạo sự kiện | Rất tốt | Đường dẫn họp đính kèm sẵn |
| Nhắc nhở nhiều mức trước sự kiện | Tốt | Đủ linh hoạt |
| Miễn phí cho người dùng cá nhân | Tốt | Không giới hạn số sự kiện |
| Tính năng lập kế hoạch chuyên sâu | Khá | Chỉ là lịch, không phải công cụ quản lý việc |
| Phụ thuộc vào một tài khoản duy nhất | Khá | Mất tài khoản là mất cả lịch |
| Giao diện trên máy tính hơi chật | Khá | Tuần bận nhìn khá rối |
Ai nên dùng Google Calendar?
- Người làm việc trong công ty dùng hệ sinh thái cùng hãng — liền mạch nhất.
- Ai phải sắp xếp nhiều cuộc họp — xem lịch rảnh bận tiết kiệm rất nhiều tin nhắn.
- Người muốn tách bạch các mảng đời sống — nhiều lịch riêng bật tắt được.
- Ai cần lịch dùng chung trong gia đình — chia sẻ đơn giản.
Không thay được công cụ quản lý việc cần làm — Todoist hoặc Microsoft To Do cho danh sách việc.
Cách tổ chức lịch cho một tuần hiệu quả
Cùng một công cụ nhưng cách dùng tạo ra khác biệt rất lớn.
| Cách làm | Tác động |
|---|---|
| Giữ chỗ cho việc cần tập trung sâu | Bảo vệ được thời gian làm việc thật |
| Gom các cuộc họp vào cùng một buổi | Để lại nguyên buổi kia cho công việc |
| Đặt thời lượng họp mặc định ngắn hơn | Có khoảng nghỉ giữa các cuộc họp |
| Ghi rõ mục tiêu cuộc họp trong lời mời | Người dự chuẩn bị được và họp ngắn hơn |
| Dùng lịch riêng cho việc cá nhân | Tắt đi khi cần nhìn lịch công việc |
| Để lịch trống hoàn toàn ngoài cuộc họp | Ngày làm việc bị người khác chia nhỏ |
Quy trình sắp xếp lịch làm việc
- Đổi thời lượng họp mặc định về hai mươi lăm phút (2 phút) — Thiết lập một lần dùng mãi.
- Tạo lịch riêng cho công việc và cá nhân (15 phút) — Bật tắt khi cần.
- Giữ chỗ cho việc cần tập trung vào đầu tuần (15 phút mỗi tuần) — Trước khi người khác đặt họp.
- Gom các cuộc họp vào một hai buổi cố định (liên tục) — Đề nghị đổi giờ nếu cần.
- Ghi mục tiêu vào mọi lời mời họp bạn tạo (mỗi lần) — Cuộc họp ngắn và rõ hơn.
- Xem lại lịch tuần vào chiều thứ sáu (15 phút) — Chuẩn bị cho tuần sau.
Vì sao giữ chỗ phải làm vào đầu tuần?
Đây là chi tiết về thứ tự nhưng nó quyết định biện pháp này có tác dụng hay không.
Lịch làm việc hoạt động theo nguyên tắc ai đến trước được trước. Khoảng thời gian còn trống sẽ bị lấp bởi lời mời họp từ người khác, thường là trong vòng vài ngày.
Nếu bạn chờ tới giữa tuần mới nghĩ tới việc giữ chỗ, bạn sẽ thấy lịch đã kín và chỉ còn những mảnh vụn ba mươi phút.
Sáng thứ hai, trước khi đọc thư điện tử, hãy nhìn vào tuần tới và đặt trước hai tới ba khối thời gian cho công việc quan trọng nhất. Mất mười lăm phút và nó là khác biệt giữa một tuần bạn kiểm soát được và một tuần bị lịch của người khác điều khiển.
Hạn chế cần biết
Không phải công cụ quản lý việc cần làm
Chỉ quản lý thời điểm chứ không quản lý danh sách việc.
Phụ thuộc vào một tài khoản duy nhất
Mất tài khoản là mất cả lịch.
Giao diện tuần bận nhìn khá rối
Nhiều sự kiện chồng lên nhau.
Tính năng lập kế hoạch còn cơ bản
Không thay được công cụ chuyên.
Cần cả tổ chức cùng dùng mới phát huy
Xem lịch rảnh bận vô nghĩa nếu người khác không cập nhật.
Google Calendar so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | Google Calendar | Lịch của bộ ứng dụng văn phòng khác | Sổ tay giấy |
|---|---|---|---|
| Xem lịch rảnh bận của người khác | Tốt nhất | Rất tốt | Không có |
| Chia sẻ và mời họp | Tốt nhất | Rất tốt | Không có |
| Nhắc nhở tự động | Rất tốt | Rất tốt | Không có |
| Chi phí | Miễn phí | Đi kèm gói | Rất thấp |
| Dùng khi không có thiết bị | Không | Không | Có |
| Nhìn tổng quan cả tháng | Rất tốt | Rất tốt | Tốt |
Xem thêm đánh giá Calendly, đánh giá Todoist, đánh giá Google Meet, hoặc duyệt nhóm quản lý công việc.
Kết luận
Google Calendar là lựa chọn mặc định hợp lý vì phần lớn người bạn cần phối hợp cũng đang dùng nó.
Nhưng giá trị thực sự đến từ cách bạn dùng chứ không phải từ tính năng.
Hãy đổi thời lượng họp mặc định xuống hai mươi lăm phút và giữ chỗ cho việc quan trọng vào sáng thứ hai. Hai thay đổi đó tốn tổng cộng hai mươi phút và ảnh hưởng tới mọi tuần làm việc sau này.
