Trả lời ngắn: Todoist là công cụ quản lý việc cá nhân làm tốt nhất một thứ — bạn gõ việc bằng ngôn ngữ tự nhiên và nó tự hiểu ngày giờ.
Phạm vi: đây là công cụ cho cá nhân, không phải cho quản lý dự án nhóm.
Vì sao tốc độ ghi lại việc lại quan trọng?
Nguyên nhân số một khiến người ta quên việc không phải trí nhớ kém mà là họ không ghi lại vào lúc nghĩ ra.
Bạn đang họp và nhớ ra cần gọi cho khách hàng vào thứ năm. Nếu việc ghi lại mất một phút với năm thao tác, bạn sẽ nghĩ để lát nữa ghi — và rồi quên.
Điểm mạnh của sản phẩm này là bạn gõ nguyên một câu như bình thường và nó tự tách ra thành công việc kèm thời hạn. Toàn bộ thao tác mất năm giây.
Sự khác biệt giữa năm giây và một phút nghe nhỏ, nhưng nó quyết định bạn có thực sự dùng công cụ hay không.
Todoist làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nhập việc bằng ngôn ngữ tự nhiên | Tốt nhất | Tự hiểu ngày giờ và mức ưu tiên |
| Tốc độ ghi lại một việc | Tốt nhất | Vài giây là xong |
| Việc lặp lại theo lịch phức tạp | Rất tốt | Mỗi thứ hai, ngày cuối tháng, hai tuần một lần |
| Đồng bộ nhanh giữa mọi thiết bị | Rất tốt | Gõ trên điện thoại hiện ngay trên máy tính |
| Giao diện gọn không gây phân tâm | Rất tốt | Ngược hẳn với công cụ nhiều tính năng |
| Bộ lọc tuỳ chỉnh xem việc theo tiêu chí riêng | Tốt | Cần học cú pháp một chút |
| Quản lý dự án nhóm | Kém | Không phải mục đích của nó |
| Gói miễn phí giới hạn số dự án | Khá | Đủ cho nhu cầu cá nhân cơ bản |
| Báo cáo và thống kê | Khá | Chỉ có biểu đồ năng suất đơn giản |
Ai nên dùng Todoist?
- Người muốn một chỗ duy nhất chứa mọi việc cần làm — đúng mục đích.
- Ai hay quên việc vì không ghi lại kịp — tốc độ nhập là điểm mạnh.
- Người có nhiều việc lặp lại theo lịch — xử lý rất tốt.
- Ai thấy các công cụ khác quá nhiều tính năng — đây là lựa chọn tối giản.
Không thay thế được công cụ quản lý dự án nhóm — Asana hoặc Trello cho công việc chung.
Cách tổ chức danh sách việc cho hiệu quả
Công cụ chỉ là một nửa; cách bạn dùng quyết định nửa còn lại.
| Nguyên tắc | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Ghi lại ngay lúc nghĩ ra, đừng để sau | Quan trọng nhất, mọi thứ khác đều phụ |
| Viết việc bắt đầu bằng động từ cụ thể | Gọi cho anh Nam hỏi báo giá, không phải báo giá |
| Chỉ đặt hạn cho việc thực sự có hạn | Đặt hạn cho mọi thứ thì hạn mất ý nghĩa |
| Chia việc lớn thành bước đầu tiên cụ thể | Tránh việc lớn nằm mãi không ai đụng |
| Dọn danh sách vào cuối tuần | Xoá việc không còn liên quan |
| Nhồi ba mươi việc vào một ngày | Bảo đảm thất bại và mất động lực |
Quy trình dùng hằng ngày
- Ghi mọi việc nghĩ ra vào hộp chờ xử lý (liên tục) — Đừng phân loại lúc đang bận.
- Sắp xếp hộp chờ vào cuối ngày (10 phút) — Gán dự án và hạn nếu cần.
- Mỗi sáng chọn ra ba việc quan trọng nhất (5 phút) — Không quá ba.
- Làm xong ba việc đó trước khi mở danh sách dài (mỗi ngày) — Tránh bị cuốn theo việc nhỏ.
- Xem lại toàn bộ danh sách vào cuối tuần (30 phút) — Xoá việc không còn liên quan.
- Đánh giá lại các dự án dài hạn mỗi tháng (1 giờ) — Có còn muốn làm không.
Vì sao chỉ nên chọn ba việc quan trọng mỗi ngày?
Đây là nguyên tắc mà nhiều người thấy quá ít khi mới nghe, nhưng nó phản ánh đúng thực tế.
Một ngày làm việc tám tiếng nghe có vẻ nhiều, nhưng phần lớn thời gian bị chiếm bởi những thứ không nằm trong kế hoạch: họp phát sinh, đồng nghiệp hỏi, việc gấp từ cấp trên, và cả những gián đoạn nhỏ liên tục.
Thời gian thực sự tập trung để làm việc quan trọng thường chỉ còn hai tới ba tiếng. Ba việc lớn đã lấp đầy khoảng đó.
Khi bạn đặt mục tiêu mười việc, bạn kết thúc ngày với bảy việc chưa xong và cảm giác thất bại, dù thực tế bạn đã làm rất nhiều. Ba việc là con số bạn hoàn thành được đều đặn, và cảm giác hoàn thành mỗi ngày chính là thứ duy trì thói quen dùng công cụ về lâu dài.
Hạn chế cần biết
Không phải công cụ quản lý dự án nhóm
Chỉ mạnh ở việc cá nhân.
Gói miễn phí giới hạn số dự án
Người dùng nhiều mảng sẽ chạm ngưỡng.
Báo cáo và thống kê rất cơ bản
Chỉ có biểu đồ năng suất đơn giản.
Bộ lọc tuỳ chỉnh cần học cú pháp
Không trực quan với người mới.
Không có tính năng chặn phân tâm
Chỉ ghi việc chứ không giúp bạn tập trung.
Todoist so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | Todoist | Microsoft To Do | TickTick |
|---|---|---|---|
| Tốc độ nhập việc | Tốt nhất | Tốt | Rất tốt |
| Việc lặp lại theo lịch phức tạp | Tốt nhất | Khá | Rất tốt |
| Giao diện gọn không phân tâm | Tốt nhất | Rất tốt | Tốt |
| Chi phí | Trả phí để mở khoá | Miễn phí | Trả phí |
| Tính năng đi kèm | Khá | Khá | Tốt nhất |
| Quản lý dự án nhóm | Kém | Kém | Kém |
Xem thêm đánh giá TickTick, đánh giá Microsoft To Do, đánh giá Any.do, hoặc duyệt nhóm quản lý công việc.
Kết luận
Todoist là lựa chọn tốt nhất cho người muốn một nơi duy nhất chứa mọi việc cá nhân, và tốc độ nhập việc là điểm mạnh thật sự quan trọng.
Nhưng công cụ chỉ là một nửa. Hãy chỉ đặt hạn cho việc thực sự có hạn và chọn ba việc quan trọng mỗi sáng.
Đó là hai thói quen quyết định bạn duy trì được lâu dài hay bỏ cuộc sau hai tuần vì thấy tám mươi việc quá hạn màu đỏ.
