Trả lời ngắn: Microsoft To Do là công cụ quản lý việc miễn phí hoàn toàn, đơn giản và đi kèm tài khoản bạn đã có nếu công ty dùng hệ sinh thái của hãng.
Tính năng đáng chú ý nhất: nó gom cả những việc được giao qua thư điện tử và công cụ làm việc nhóm vào một chỗ.
Vì sao việc gom từ nhiều nguồn lại quan trọng?
Trong một ngày làm việc, việc cần làm đến với bạn từ khắp nơi.
Sếp giao một việc trong cuộc họp. Đồng nghiệp nhờ qua tin nhắn. Khách hàng gửi yêu cầu qua thư điện tử. Bạn tự nghĩ ra một việc khi đang đi đường.
Nếu mỗi nguồn nằm ở một nơi, bạn phải mở bốn ứng dụng để biết mình cần làm gì, và chắc chắn có thứ bị sót.
Sản phẩm này gom được những việc bạn đánh dấu trong thư điện tử và những việc được giao trong công cụ làm việc nhóm của cùng hãng vào một danh sách duy nhất. Với người làm trong môi trường đó, đây là khác biệt thật.
Microsoft To Do làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Miễn phí hoàn toàn không giới hạn | Tốt nhất | Không có gói trả phí nào |
| Gom việc từ thư điện tử và công cụ nhóm | Rất tốt | Chỉ hoạt động trong hệ sinh thái cùng hãng |
| Danh sách gợi ý việc cho ngày hôm nay | Rất tốt | Giúp chọn ra việc cần ưu tiên |
| Giao diện đơn giản không gây phân tâm | Rất tốt | Người mới dùng ngay được |
| Chia sẻ danh sách với người khác | Tốt | Đủ cho việc gia đình hoặc nhóm nhỏ |
| Việc lặp lại theo lịch | Tốt | Cơ bản nhưng đủ dùng |
| Tính năng nâng cao | Kém | Ít hơn hẳn các công cụ trả phí |
| Nhập việc bằng ngôn ngữ tự nhiên | Kém | Phải chọn ngày giờ thủ công |
| Bộ lọc và cách xem tuỳ chỉnh | Khá | Rất hạn chế |
Ai nên dùng Microsoft To Do?
- Người làm trong công ty dùng hệ sinh thái cùng hãng — gom việc từ nhiều nguồn.
- Ai muốn công cụ miễn phí không giới hạn — không có gói trả phí nào.
- Người thấy các công cụ khác quá nhiều tính năng — đây là lựa chọn tối giản.
- Gia đình cần danh sách việc chung — chia sẻ đơn giản.
Sẽ thấy thiếu nếu bạn cần bộ lọc và cách xem tuỳ chỉnh — Todoist hoặc TickTick linh hoạt hơn nhiều.
Danh sách gợi ý cho hôm nay dùng thế nào?
Đây là tính năng đặc trưng và nó phản ánh một cách làm việc cụ thể.
| Cách dùng | Hiệu quả |
|---|---|
| Mỗi sáng xem gợi ý và chọn ra việc cho hôm nay | Đúng cách dùng, mất năm phút |
| Chỉ chọn số việc bạn thực sự làm được | Quan trọng hơn việc chọn đúng việc |
| Bỏ qua các việc chưa tới lúc làm | Chúng sẽ được gợi ý lại sau |
| Xem lại vào cuối ngày và chuyển việc chưa xong | Giữ danh sách hôm nay luôn thực tế |
| Chọn hết mọi việc được gợi ý | Danh sách hôm nay mất ý nghĩa |
| Không dùng tính năng này bao giờ | Bỏ lỡ điểm mạnh chính của sản phẩm |
Quy trình dùng hằng ngày
- Đánh dấu các thư điện tử cần xử lý (liên tục) — Chúng tự vào danh sách việc.
- Ghi ngay việc nghĩ ra vào danh sách chung (liên tục) — Đừng phân loại lúc đang bận.
- Mỗi sáng chọn việc cho hôm nay từ gợi ý (5 phút) — Chỉ chọn số làm được.
- Làm theo danh sách hôm nay chứ không mở danh sách dài (cả ngày) — Tránh phân tâm.
- Cuối ngày xem lại và chuyển việc chưa xong (5 phút) — Giữ danh sách thực tế.
- Cuối tuần dọn các việc không còn liên quan (20 phút) — Danh sách dài dễ thành rác.
Vì sao đánh dấu thư điện tử lại là bước quan trọng?
Đây là điểm kết nối mà nhiều người dùng hệ sinh thái này chưa khai thác.
Hộp thư điện tử là nơi công việc đến nhiều nhất với dân văn phòng, và cũng là nơi tệ nhất để quản lý việc. Một yêu cầu quan trọng nhận hôm thứ hai bị đẩy xuống dưới ba mươi thư mới vào thứ tư.
Cách xử lý phổ biến là để thư đó ở trạng thái chưa đọc như một lời nhắc, nhưng khi có mười lăm thư chưa đọc thì cách đó cũng hỏng.
Khi bạn đánh dấu một thư, nó xuất hiện như một việc trong danh sách của bạn kèm đường dẫn quay lại thư gốc. Hộp thư trở về đúng vai trò là nơi nhận thông tin, còn việc cần làm nằm ở nơi dành cho việc cần làm. Đây là thay đổi nhỏ nhưng nó dọn sạch một nguồn căng thẳng thường trực.
Hạn chế cần biết
Tính năng ít hơn hẳn công cụ trả phí
Người dùng chuyên sâu sẽ thấy thiếu.
Không nhập việc bằng ngôn ngữ tự nhiên
Phải chọn ngày giờ thủ công.
Bộ lọc và cách xem rất hạn chế
Không tuỳ chỉnh được nhiều.
Việc gom từ nhiều nguồn chỉ trong một hệ sinh thái
Không kết nối với công cụ của hãng khác.
Không phù hợp quản lý dự án nhóm
Chỉ là danh sách việc cá nhân.
Microsoft To Do so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | Microsoft To Do | Todoist | TickTick |
|---|---|---|---|
| Chi phí | Miễn phí hoàn toàn | Trả phí để mở khoá | Trả phí để mở khoá |
| Gom việc từ thư điện tử | Tốt nhất | Khá | Khá |
| Tốc độ nhập việc | Tốt | Tốt nhất | Rất tốt |
| Bộ lọc tuỳ chỉnh | Kém | Rất tốt | Tốt nhất |
| Đơn giản dễ dùng | Rất tốt | Tốt nhất | Tốt |
| Tính năng đi kèm | Khá | Tốt | Tốt nhất |
Xem thêm đánh giá Todoist, đánh giá TickTick, đánh giá Microsoft Teams, hoặc duyệt nhóm quản lý công việc.
Kết luận
Microsoft To Do là lựa chọn hợp lý cho người làm trong công ty dùng hệ sinh thái của hãng, và nó miễn phí hoàn toàn.
Khả năng gom việc từ thư điện tử và công cụ làm việc nhóm vào một chỗ là giá trị thật mà các công cụ khác không có được trong môi trường đó.
Hãy tập thói quen đánh dấu thư cần xử lý thay vì để chúng ở trạng thái chưa đọc. Đó là thay đổi nhỏ nhưng nó dọn sạch một nguồn căng thẳng thường trực.
