Trả lời ngắn: PDF24 Creator là bộ phần mềm PDF miễn phí cho Windows của Geek Software GmbH, gom nhiều công cụ xử lý PDF và một máy in ảo vào cùng một gói cài đặt, chạy ngoại tuyến nên tệp không rời khỏi máy bạn.
Nên dùng nếu: bạn cần gộp, tách, nén, nhận chữ bằng OCR hoặc tạo PDF từ mọi thứ in được mà không muốn trả phí và không muốn đưa tài liệu lên dịch vụ đám mây. Không đủ nếu: bạn làm việc trên macOS hay Linux, hoặc cần một trình soạn thảo PDF sửa chữ và bố cục trực tiếp như Word.
PDF24 Creator giải quyết vấn đề gì?
Phần lớn việc PDF ở văn phòng chỉ gồm vài thao tác nhỏ: gộp vài tệp, tách một chương, nén cho nhẹ, xoay trang scan bị ngược, thêm số trang. Nhưng để làm đủ những việc đó, người dùng thường phải mở nhiều dịch vụ trực tuyến khác nhau, mỗi nơi giới hạn số tệp miễn phí hoặc chèn watermark. PDF24 Creator gộp chúng vào một phần mềm duy nhất trên máy tính.
Vấn đề thứ hai là dữ liệu. Hợp đồng, bảng lương, hồ sơ nhân sự là loại tài liệu không nên đưa lên máy chủ của người khác. Trang chủ PDF24 ghi rõ Creator là giải pháp desktop làm việc ngoại tuyến, tệp nằm lại trên máy và không được tải lên Internet. Với người làm kế toán hay hành chính, đây là lý do đủ để chọn bản cài thay vì bản web.
Vấn đề thứ ba là chi phí và giấy phép. Nhiều phần mềm PDF miễn phí chỉ cho dùng cá nhân, còn dùng trong công ty thì phải mua. Trang chủ nêu PDF24 Creator dùng miễn phí hoàn toàn và không giới hạn, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đều dùng được. Đây là điểm khiến nó hợp với môi trường làm việc thật.
Vấn đề thứ tư là đầu vào. Nhờ máy in ảo, PDF24 tạo PDF từ bất kỳ chương trình nào có chức năng in, từ Word, Excel, trình duyệt cho tới phần mềm kế toán nội bộ. Không cần phần mềm đó xuất PDF sẵn, chỉ cần in ra là xong.
PDF24 Creator làm tốt việc gì?
Bảng dưới đây chia theo loại việc, để bạn thấy nhanh chỗ mạnh và chỗ phải tìm công cụ khác.
| Loại việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tạo PDF bằng máy in ảo | Tốt nhất | In từ bất kỳ chương trình nào ra PDF, có nhiều máy in cho từng loại việc |
| Gộp, tách, xoay, sắp xếp trang | Tốt nhất | Kéo thả kèm chế độ xem trước ngay trong giao diện |
| Nhận chữ trong bản scan bằng OCR | Rất tốt | Tạo lớp văn bản cho PDF và ảnh để tìm kiếm, sao chép được |
| Nén PDF | Rất tốt | Có sẵn công cụ nén trong gói, chỉnh được độ phân giải |
| Chuyển Word, Excel, ảnh sang PDF | Rất tốt | Trang chủ nêu khả năng nhập và chuyển đổi tự động tài liệu |
| Đọc PDF | Tốt | Có trình đọc đầy đủ nhưng nhẹ, khởi động nhanh |
| Sửa chữ và bố cục như trình soạn thảo | Kém | Gói tập trung vào xử lý trang, không phải công cụ sửa nội dung |
| Chạy trên macOS hoặc Linux | Không | Trang chủ nói rõ chỉ cài được trên Windows |
Ngoài các nhóm việc trên, gói còn có phần định dạng và hồ sơ lưu sẵn cho người cần chi tiết: xuất ra PDF/A, PDF/X hay ảnh JPG, PNG; chỉnh siêu dữ liệu, đặt mật khẩu, chèn watermark, thêm số trang, chồng lớp tài liệu, ký số. File Tools xử lý hàng loạt nhiều tệp cùng lúc và có mục trong menu chuột phải của Windows Explorer. Có cả công cụ chụp màn hình thành PDF và nhập ảnh từ máy scan hay máy ảnh.
Ai nên dùng PDF24 Creator?
Nhân viên kế toán, hành chính, nhân sự. Đây là nhóm gặp PDF hằng ngày: gộp chứng từ, tách bảng lương, nén hồ sơ gửi đối tác, OCR hoá đơn scan để tra cứu. Việc chạy ngoại tuyến giúp tài liệu nội bộ không phải đi qua dịch vụ bên ngoài.
Doanh nghiệp và cơ quan cần giấy phép rõ ràng. Vì trang chủ cho dùng miễn phí cả cho tổ chức, bộ phận IT không phải lo chuyện mua bản quyền cho từng máy hay bị nhắc bản dùng thử hết hạn.
Giáo viên và sinh viên. Nhóm này hay phải ghép đề, tách tài liệu tham khảo, nén bài nộp, OCR sách chụp lại. Các thao tác đó nằm gọn trong một phần mềm, không cần trả phí.
Không phù hợp với người dùng máy Mac hoặc Linux vì không có bản cài, và với người cần sửa trực tiếp chữ, hình trong một PDF có sẵn, vì đó không phải thế mạnh của gói này.
Cách dùng PDF24 Creator để có kết quả tốt
1. Cài máy in ảo và in ra PDF
Sau khi cài, bạn sẽ thấy máy in PDF24 trong danh sách máy in của Windows. Muốn chuyển bất kỳ tài liệu nào sang PDF, chỉ cần mở tài liệu đó rồi chọn in, chọn máy in PDF24. Đây là cách nhanh nhất và hợp với đa số công việc văn phòng.
2. Chọn đúng công cụ bằng Tool Launcher
Gói có nhiều công cụ con nên lần đầu dễ rối. Trang chủ nêu có Tool Launcher giúp mở nhanh một ứng dụng con bất kỳ, ví dụ công cụ gộp, công cụ tách hay công cụ nén. Hãy dùng nó thay vì mò trong menu.
3. Lưu hồ sơ cho việc lặp lại
Nếu tháng nào cũng nén tài liệu theo cùng một chuẩn, hãy lưu cài đặt thành hồ sơ riêng: độ phân giải, mật khẩu, watermark, số trang. Lần sau chỉ việc chọn lại hồ sơ đó, không phải thiết lập từ đầu.
4. Dùng File Tools cho việc hàng loạt
Khi phải xử lý nhiều tệp cùng lúc, File Tools và menu chuột phải trong Explorer sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với làm từng tệp. Trang chủ nêu phần này hỗ trợ xử lý hàng loạt.
Hạn chế cần biết
Chỉ chạy trên Windows
Trang chủ nói thẳng PDF24 Creator chỉ cài được trên hệ thống Windows, không hỗ trợ Linux và Mac. Nếu cơ quan bạn dùng lẫn máy Mac, nhóm đó phải tìm cách khác hoặc dùng công cụ trực tuyến của PDF24.
Không phải trình soạn thảo PDF
Gói mạnh về xử lý trang và chuyển đổi, không phải về sửa nội dung. Nếu công việc là sửa từng câu chữ, thay ảnh hay chỉnh bố cục trong một PDF có sẵn, bạn cần một trình chỉnh sửa chuyên dụng hơn.
Phải tự tải và cài
Đây là phần mềm cài trên máy, không phải công cụ chạy ngay trên trình duyệt. Trang chủ cũng nhắc nên tải và cài bản mới nhất theo cách thủ công, nghĩa là bạn cần một chút thời gian để cập nhật.
Trang chủ không nêu đồng bộ đám mây
Vì định hướng là giữ tệp trên máy, trang chủ không nêu tính năng đồng bộ tài liệu lên đám mây. Nếu bạn cần làm việc trên nhiều máy và tự đồng bộ, hãy coi đó là điểm cần cân nhắc.
Lỗi hay gặp khi dùng PDF24 Creator
PDF in từ Excel bị lệch hoặc tràn trang
Đây thường không phải lỗi phần mềm mà là vấn đề khổ giấy và vùng in. Hãy chỉnh khổ giấy, hướng trang và tỉ lệ trong hộp thoại in của chính Excel trước khi đẩy sang máy in PDF24.
OCR cho kết quả kém với bản scan mờ
Chất lượng nhận chữ phụ thuộc nhiều vào bản gốc. Với bản scan nghiêng, mờ hoặc chụp thiếu sáng, nên xử lý lại ảnh cho thẳng và rõ trước khi chạy OCR, kết quả sẽ dễ đọc hơn.
Không biết mở công cụ nào
Vì có quá nhiều công cụ con, người mới hay mở nhầm cửa sổ. Hãy nhớ dùng Tool Launcher và đặt vài công cụ hay dùng ra chỗ dễ thấy để đỡ mất thời gian.
PDF24 Creator so với các công cụ PDF cùng nhóm
Ba công cụ dưới đây đại diện cho ba hướng khác nhau: phần mềm cài trên máy, trình đọc, và dịch vụ trực tuyến. Bạn có thể xem thêm nhóm Văn phòng & tài liệu để tìm công cụ khác. Ô nào không kiểm chứng được từ trang chủ của sản phẩm, bài ghi rõ là không rõ.
| Tiêu chí | PDF24 Creator | Foxit PDF Reader | Smallpdf |
|---|---|---|---|
| Kiểu công cụ | Bộ công cụ PDF cài trên máy, kèm máy in ảo | Trình đọc PDF | Dịch vụ xử lý PDF trên trình duyệt |
| Cần cài đặt | Có | Có | Không, chạy trên web |
| Làm việc khi mất mạng | Có, trang chủ nêu chạy ngoại tuyến | Không rõ | Không |
| Máy in PDF ảo | Có | Không rõ | Không rõ |
| Chi phí để dùng đầy đủ | Miễn phí hoàn toàn, kể cả cho doanh nghiệp | Có bản miễn phí, phần chỉnh sửa nâng cao thuộc bản trả phí (không rõ giá) | Có bản miễn phí có giới hạn, dùng nhiều phải trả phí (không rõ giá) |
Nếu nhu cầu chính là đọc tài liệu PDF cho nhẹ, một trình đọc là đủ. Nếu công việc thiên về gộp, tách, nén, OCR và in ra PDF hằng ngày, hướng cài trên máy như PDF24 Creator hợp hơn vì không phụ thuộc mạng và không giới hạn số tệp.
Kết luận
PDF24 Creator đáng dùng cho ai muốn một bộ công cụ PDF đầy đủ, miễn phí thật và chạy ngoại tuyến trên Windows. Nó không cố làm mọi thứ: chỗ mạnh là tạo, gộp, tách, nén, chuyển đổi và OCR, chỗ yếu là sửa nội dung chi tiết và không hỗ trợ máy Mac hay Linux.
Nếu bạn đang cân nhắc cho cả nhóm, hãy mở trang chủ PDF24 để đọc kỹ điều khoản sử dụng và ghi chú về các bản phát hành trước khi triển khai, vì chính sách và danh sách tính năng có thể thay đổi theo thời gian.
