Shortcuts

Shortcuts giải quyết vấn đề gì?

Phần lớn thời gian trên điện thoại bị tiêu vào những chuỗi thao tác giống nhau. Mở ứng dụng nhắn tin, gõ cùng một câu, chọn cùng một người nhận. Mở ứng dụng ghi chú, tạo tệp mới, đặt tên theo ngày. Bật tắt vài cài đặt trước khi vào họp. Từng việc chỉ mất vài giây, nhưng cộng lại trong một ngày thì không nhỏ.

Shortcuts biến chuỗi đó thành một nút bấm. Hướng dẫn của Apple định nghĩa phím tắt là cách nhanh để hoàn thành một hoặc nhiều việc với các ứng dụng, và ứng dụng cho phép bạn tự dựng phím tắt gồm nhiều bước. Đơn vị nhỏ nhất là hành động, mỗi hành động là một bước trong công việc, và bạn ghép các hành động lại với nhau để tạo thành phím tắt của mình.

Điểm khác biệt so với các công cụ tự động hoá trên web là phạm vi. Shortcuts làm việc với chính các ứng dụng và nội dung trên thiết bị Apple của bạn, đồng thời mở ra cả nội dung và dịch vụ trên Internet. Nói cách khác, nó nằm ngay trong hệ điều hành chứ không phải một dịch vụ bên thứ ba phải kết nối vào.

Shortcuts làm tốt việc gì?

Ai nên dùng Shortcuts?

Người dùng iPhone có công việc lặp lại theo ngày là nhóm hưởng lợi rõ nhất. Chỉ cần một phím tắt gửi tin nhắn báo đã tới cơ quan, một phím tắt khác tắt thông báo khi vào họp, bạn đã tiết kiệm được vài chục thao tác mỗi tuần.

Người làm văn phòng xử lý nhiều tệp và ảnh cũng có việc để dùng: gộp ảnh thành tệp PDF, đổi kích thước ảnh trước khi gửi, tạo ghi chú theo mẫu có sẵn ngày tháng. Những phím tắt dạng này dùng lại được mãi mà không phải nhớ thao tác gốc.

Người thích tự mày mò kỹ thuật sẽ thấy phần nâng cao rất đáng thời gian: biến, vòng lặp, rẽ nhánh, gọi API và xử lý JSON. Đây là mức mà phần lớn ứng dụng trên điện thoại không chạm tới.

Người mới hoàn toàn nên bắt đầu từ thư viện phím tắt có sẵn thay vì tự dựng từ đầu. Dùng thử vài phím tắt do Apple tuyển chọn, xem chúng được ghép thế nào, rồi mới sửa theo ý mình.

Cách dùng Shortcuts để có kết quả tốt

1. Bắt đầu bằng một việc lặp lại thật cụ thể

Đừng nghĩ tới một phím tắt làm được mọi thứ. Hãy chọn đúng một chuỗi thao tác bạn làm hằng ngày, dựng phím tắt cho nó, rồi dùng thử vài ngày. Khi phím tắt đầu tiên chạy trơn tru, bạn sẽ biết cách ghép hành động và tự tin làm cái thứ hai.

2. Tận dụng thư viện trước khi tự viết

Thư viện trong ứng dụng là bộ sưu tập phím tắt do Apple tuyển chọn theo chủ đề. Thêm một phím tắt từ đây rồi mở ra xem các bước bên trong là cách học nhanh nhất, vì bạn thấy ngay cách người khác xử lý dữ liệu và đặt điều kiện.

3. Gắn phím tắt vào nơi bạn hay chạm tới

Một phím tắt hay nhưng nằm sâu trong ứng dụng thì sẽ bị quên. Hãy đưa nó ra tiện ích màn hình chính, gán vào nút tác vụ, hoặc đặt câu lệnh để gọi bằng Siri. Càng ít bước để kích hoạt, bạn càng dùng thường xuyên.

4. Chuyển dần sang tự động hoá theo sự kiện

Khi đã quen, hãy thử nhóm tự động hoá với các điều kiện như tới một địa điểm, nhận tin nhắn từ một người, hay thay đổi một cài đặt. Đây là lúc ứng dụng tiết kiệm thời gian nhiều nhất, vì bạn không còn phải nhớ bấm nút nữa.

Hạn chế cần biết của Shortcuts

Chỉ chạy trong hệ sinh thái Apple

Ứng dụng có mặt trên iPhone và iPad, không có bản cho Windows hay Android. Nếu công việc của bạn trải trên nhiều nền tảng, đây là rào cản lớn nhất và bạn sẽ phải tìm công cụ tự động hoá đa nền tảng.

Cần thời gian làm quen

Những phím tắt đơn giản thì dễ, nhưng khi bắt đầu dùng biến, vòng lặp và xử lý dữ liệu, bạn phải hiểu cách dữ liệu chảy từ hành động này sang hành động khác. Hướng dẫn của Apple có hẳn chương nâng cao, nghĩa là độ khó là có thật.

Chất lượng phím tắt phụ thuộc vào ứng dụng gốc

Shortcuts chỉ ghép được những hành động mà ứng dụng khác mở ra. Một ứng dụng không hỗ trợ thì phím tắt của bạn phải dừng lại ở đó, hoặc phải xử lý vòng qua các bước thủ công.

Một số hành động liên quan tới quyền riêng tư

Hướng dẫn có phần điều chỉnh cài đặt quyền riêng tư riêng cho Shortcuts. Khi phím tắt truy cập dữ liệu cá nhân hoặc chạy tự động, bạn nên dành thời gian xem lại các quyền đã cấp thay vì đồng ý cho qua.

Câu hỏi thực tế khi dùng Shortcuts

Shortcuts có phải tải về không?

Ứng dụng được phát hành miễn phí trên App Store của Apple. Trên nhiều thiết bị, ứng dụng đã có sẵn; nếu chưa thấy, bạn có thể tải trực tiếp từ cửa hàng ứng dụng.

Có dùng được với Apple Watch không?

Hướng dẫn của Apple có mục riêng về chạy phím tắt từ Apple Watch, và cả chạy phím tắt bằng bút Apple Pencil Pro. Nghĩa là phạm vi kích hoạt không chỉ gói trong màn hình điện thoại.

Phím tắt có đồng bộ giữa các thiết bị không?

Hướng dẫn của Apple có mục riêng về đồng bộ phím tắt, nên đây là việc được hỗ trợ chính thức. Chi tiết cách thiết lập và phạm vi đồng bộ nên đọc trực tiếp trong hướng dẫn vì có thể thay đổi theo phiên bản hệ điều hành.

Shortcuts so với các nền tảng tự động hoá khác

Khác biệt cốt lõi nằm ở vị trí chạy. Shortcuts hoạt động ngay trên máy bạn đang cầm, nên phím tắt bật đèn, tắt thông báo hay xử lý ảnh tại chỗ là chuyện thường. Các nền tảng như Zapier, IFTTT hay Microsoft Power Automate chạy trên máy chủ của họ và nối các dịch vụ trực tuyến với nhau. Hai hướng này bổ sung cho nhau chứ không loại trừ. Bạn có thể xem thêm nhóm Tự động hoá nếu muốn nghiên cứu hướng còn lại.

Kết luận

Shortcuts là món quà miễn phí đáng dùng nhất trong bộ ứng dụng có sẵn của Apple. Nó không hào nhoáng, nhưng ai chịu bỏ buổi đầu dựng vài phím tắt sẽ thấy điện thoại của mình bớt phiền hơn hẳn. Điểm mạnh là nằm sẵn trong hệ điều hành, nên không có chuyện dịch vụ bên thứ ba ngừng hỗ trợ.

Điểm yếu cũng rõ: chỉ dành cho thiết bị Apple và cần thời gian học nếu muốn làm việc phức tạp. Trước khi dựng những phím tắt chạm tới dữ liệu cá nhân, bạn nên mở lại hướng dẫn chính thức của Apple để xem phần quyền riêng tư và phần đồng bộ, vì hai phần này có thể thay đổi theo phiên bản hệ điều hành.