Trả lời ngắn: Adobe Acrobat là phần mềm của chính đơn vị tạo ra định dạng PDF, nên nó xử lý được những tệp mà công cụ khác bó tay — nhất là biểu mẫu có trường điền và chữ ký số.
Giá: thuê bao hằng tháng khá cao so với nhu cầu của phần lớn người dùng.
Khi nào bạn thật sự cần phần mềm PDF trả phí?
Phần lớn người dùng chỉ cần đọc tệp PDF, và việc đó thì trình duyệt đã làm tốt và miễn phí.
Nhu cầu tiếp theo là các thao tác cơ bản: gộp nhiều tệp, tách trang, xoay trang, nén dung lượng. Có rất nhiều công cụ trực tuyến miễn phí làm được, dù bạn phải cân nhắc việc tải tài liệu lên máy chủ của họ.
Ranh giới thật nằm ở ba nhóm việc: sửa trực tiếp nội dung chữ trong tệp đã tạo, làm biểu mẫu có ô để người khác điền, và ký số có giá trị pháp lý.
Nếu công việc của bạn có một trong ba nhóm đó, phần mềm chuyên là khoản đầu tư hợp lý. Nếu không, bạn đang trả tiền cho những thứ mình không dùng.
Adobe Acrobat làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sửa trực tiếp chữ và ảnh trong tệp PDF | Tốt nhất | Giữ được bố cục tốt nhất trong nhóm |
| Tạo biểu mẫu có trường để người khác điền | Tốt nhất | Rất ít công cụ làm tốt phần này |
| Ký số và xác thực chữ ký | Rất tốt | Hỗ trợ đầy đủ các chuẩn phổ biến |
| Nhận dạng chữ trong tệp quét từ giấy | Rất tốt | Nhận tiếng Việt có dấu khá tốt |
| So sánh hai phiên bản tài liệu | Rất tốt | Chỉ ra chính xác chỗ khác nhau |
| Xoá vĩnh viễn thông tin nhạy cảm | Rất tốt | Khác hẳn việc chỉ bôi đen che lại |
| Chi phí thuê bao | Kém | Cao so với nhu cầu người dùng thông thường |
| Mức tiêu tốn tài nguyên | Khá | Nặng hơn nhiều trình đọc PDF nhẹ |
| Độ phức tạp với người mới | Khá | Rất nhiều chức năng khó tìm |
Ai nên dùng Adobe Acrobat?
- Người làm hợp đồng và hồ sơ pháp lý — ký số và so sánh phiên bản rất cần.
- Đơn vị phát hành biểu mẫu cho người khác điền — không có nhiều lựa chọn thay thế.
- Người số hoá tài liệu giấy — nhận dạng chữ tiếng Việt tốt.
- Ai phải xử lý tệp PDF có cấu trúc phức tạp — công cụ khác thường làm hỏng bố cục.
Quá thừa nếu bạn chỉ gộp tách tệp thỉnh thoảng — iLovePDF hoặc Smallpdf miễn phí và đủ dùng.
Xoá thông tin nhạy cảm đúng cách
Đây là chủ đề mà rất nhiều người làm sai, và hậu quả có thể nghiêm trọng.
| Cách làm | Có thật sự xoá không |
|---|---|
| Vẽ hình chữ nhật đen đè lên | Không, chỉ che đi, chữ vẫn nằm bên dưới |
| Tô màu nền trắng lên đoạn chữ | Không, chép ra vẫn thấy nội dung |
| Dùng chức năng xoá vĩnh viễn chuyên dụng | Có, nội dung bị loại khỏi tệp |
| In ra giấy rồi quét lại | Có, nhưng mất chất lượng và tốn công |
| Chụp màn hình rồi ghép thành tệp mới | Có, nhưng chữ không còn tìm kiếm được |
| Xoá luôn cả thông tin ẩn kèm theo tệp | Bước bổ sung quan trọng, đừng bỏ qua |
Quy trình chuẩn bị một biểu mẫu điện tử
- Thiết kế bố cục bằng phần mềm soạn thảo trước (2 giờ) — Dễ chỉnh hơn làm thẳng.
- Xuất sang PDF rồi mở bằng phần mềm này (10 phút) — Giữ nguyên bố cục đã duyệt.
- Thêm các trường nhập liệu vào đúng vị trí (1 giờ) — Đặt tên trường rõ ràng.
- Đặt quy tắc kiểm tra cho trường ngày tháng và số (30 phút) — Giảm sai sót khi người ta điền.
- Thử điền và gửi lại từ một máy khác (30 phút) — Kiểm tra thực tế.
- Khoá bố cục để người điền không sửa được nội dung (15 phút) — Chỉ cho điền vào ô.
Vì sao nên thiết kế bố cục bằng phần mềm soạn thảo trước?
Đây là cách làm tiết kiệm rất nhiều thời gian mà người mới thường không nghĩ tới.
Phần mềm PDF được thiết kế để hoàn thiện và xử lý tài liệu chứ không phải để soạn thảo từ đầu. Việc chỉnh sửa bố cục, thêm bớt dòng hay dịch chuyển các khối trong nó chậm và khó chịu hơn nhiều so với trong một trình soạn thảo văn bản.
Thực tế khi làm biểu mẫu, bạn sẽ phải sửa bố cục vài lần theo góp ý của cấp trên hoặc bộ phận nghiệp vụ. Nếu đã thêm trường nhập liệu vào rồi mới sửa bố cục, các trường đó xô lệch hết và bạn phải đặt lại.
Cách hợp lý là hoàn thiện và duyệt xong hoàn toàn phần bố cục bằng công cụ soạn thảo, chỉ khi bố cục đã chốt mới xuất sang PDF và thêm trường nhập liệu. Bước cuối này chỉ làm một lần.
Hạn chế cần biết
Chi phí thuê bao cao
Khó biện minh nếu nhu cầu chỉ ở mức cơ bản.
Nặng hơn nhiều trình đọc PDF thông thường
Mở một tệp để đọc thì không cần tới nó.
Rất nhiều chức năng khó tìm
Người mới mất thời gian làm quen.
Nhận dạng chữ vẫn sai với tài liệu quét mờ
Cần đọc lại kết quả trước khi dùng.
Tệp tạo ra có thể rất nặng
Phải nén thêm nếu cần gửi qua thư điện tử.
Adobe Acrobat so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | Adobe Acrobat | Foxit PDF Editor | Công cụ trực tuyến miễn phí |
|---|---|---|---|
| Sửa nội dung giữ đúng bố cục | Tốt nhất | Rất tốt | Kém |
| Tạo biểu mẫu điền | Tốt nhất | Tốt | Kém |
| Chi phí | Cao | Vừa | Miễn phí |
| Thao tác cơ bản gộp tách trang | Rất tốt | Rất tốt | Tốt nhất |
| Tài liệu không rời khỏi máy bạn | Có | Có | Không |
| Mức tiêu tốn tài nguyên | Cao | Vừa | Rất thấp |
Xem thêm đánh giá Foxit PDF Editor, đánh giá iLovePDF, đánh giá PDF-XChange Editor, hoặc duyệt nhóm ứng dụng văn phòng.
Kết luận
Adobe Acrobat xứng đáng với chi phí nếu công việc của bạn thường xuyên có sửa nội dung PDF, làm biểu mẫu hoặc ký số.
Trong ba nhóm việc đó, khoảng cách giữa nó và các lựa chọn khác vẫn còn rõ, đặc biệt ở khả năng giữ nguyên bố cục khi sửa.
Còn nếu bạn chỉ đọc và thỉnh thoảng gộp tách tệp, hãy dùng công cụ miễn phí. Trả thuê bao hằng tháng cho những chức năng không bao giờ mở tới là lãng phí rõ ràng.
