Trả lời ngắn: PDF-XChange Editor là lựa chọn của người coi trọng tốc độ — nó mở tệp PDF nhanh hơn hầu hết mọi phần mềm cùng loại và bản miễn phí đã làm được khá nhiều việc.
Lưu ý: vài chức năng ở bản miễn phí sẽ đóng dấu chìm lên tệp kết quả.
Vì sao tốc độ mở tệp lại đáng quan tâm?
Với người làm hành chính hay pháp chế, việc mở tệp PDF diễn ra hàng chục lần mỗi ngày.
Bạn nhận một hợp đồng, mở ra xem một điều khoản, đóng lại. Nhận tiếp một hồ sơ, mở, tìm một con số, đóng. Cứ như vậy suốt ngày làm việc.
Nếu mỗi lần mở mất năm giây thay vì một giây, con số cộng dồn trong một năm là đáng kể. Nhưng cái mệt hơn không phải thời gian mà là sự đứt mạch: bạn phải chờ, mất tập trung, rồi mới quay lại được việc đang làm.
Đây là loại cải thiện nhỏ mà tác động tới cảm giác làm việc lớn hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó.
PDF-XChange Editor làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tốc độ mở và cuộn tệp PDF | Tốt nhất | Nhanh hơn hầu hết đối thủ |
| Chú thích, tô sáng và ghi chú lên tệp | Rất tốt | Miễn phí, không đóng dấu chìm |
| Điền và ký vào biểu mẫu có sẵn | Rất tốt | Đủ cho công việc hành chính |
| Có phương án mua đứt bản quyền | Rất tốt | Giá dễ chịu so với đối thủ |
| Tìm kiếm trong tệp và trong nhiều tệp | Rất tốt | Rất nhanh kể cả tệp dài |
| Bản miễn phí làm được nhiều việc | Tốt | Nhiều hơn hẳn các đối thủ |
| Vài chức năng miễn phí đóng dấu chìm | Kém | Cần biết trước để không gửi nhầm |
| Chỉ có bản cho Windows | Kém | Không có bản chính thức cho hệ khác |
| Giao diện nhiều nút | Khá | Người mới mất thời gian làm quen |
Ai nên dùng PDF-XChange Editor?
- Người mở và đọc rất nhiều tệp PDF mỗi ngày — tốc độ tạo khác biệt thật.
- Nhân viên hành chính cần chú thích và điền biểu mẫu — bản miễn phí đủ dùng.
- Đơn vị muốn mua đứt với chi phí thấp — giá dễ chịu hơn các đối thủ.
- Người dùng máy cấu hình thấp trên Windows — nhẹ và nhanh.
Không dùng được nếu bạn dùng máy Mac — Adobe Acrobat hoặc công cụ trực tuyến là lựa chọn cho hệ điều hành đó.
Bản miễn phí làm được đến đâu?
Đây là điểm cần rõ vì ranh giới ở sản phẩm này không hiển nhiên.
| Chức năng | Bản miễn phí |
|---|---|
| Đọc, tìm kiếm, cuộn tệp | Đầy đủ, không giới hạn |
| Tô sáng, ghi chú, vẽ chú thích | Đầy đủ, không đóng dấu chìm |
| Điền biểu mẫu và ký tay bằng ảnh | Đầy đủ |
| Sắp xếp lại, xoay và xoá trang | Được nhưng có thể đóng dấu chìm |
| Sửa trực tiếp chữ trong tệp | Cần bản trả phí |
| Nhận dạng chữ trong tài liệu quét | Có bản cơ bản, bản nâng cao cần trả phí |
Quy trình xử lý hồ sơ hằng ngày
- Đặt phần mềm này làm chương trình mặc định mở tệp PDF (5 phút) — Tận dụng lợi thế tốc độ.
- Học ba phím tắt tìm kiếm và chuyển trang (30 phút) — Dùng nhiều nhất.
- Dùng tính năng tìm trong nhiều tệp khi cần tra cứu (15 phút) — Thay cho việc mở từng tệp.
- Tạo mẫu chú thích cho các nhận xét lặp lại (30 phút) — Đỡ gõ lại nhiều lần.
- Lưu ảnh chữ ký để điền biểu mẫu nhanh (15 phút) — Không phải in ra ký rồi quét.
- Kiểm tra dấu chìm trước khi gửi tệp ra ngoài (mỗi lần) — Nếu dùng bản miễn phí.
Vì sao tính năng tìm trong nhiều tệp lại giá trị đến vậy?
Đây là chức năng ít được nhắc tới nhưng giải quyết một việc rất tốn thời gian trong công việc hành chính.
Tình huống điển hình: sếp hỏi hợp đồng nào có điều khoản về phạt chậm tiến độ, và bạn có một thư mục chứa hai trăm tệp hợp đồng của ba năm qua.
Cách thủ công là mở từng tệp, dùng chức năng tìm trong tệp đó, đóng lại, mở tệp tiếp theo. Với hai trăm tệp thì đó là công việc của cả buổi chiều.
Chức năng tìm trong nhiều tệp cho phép bạn chỉ vào cả thư mục và tìm một lần. Kết quả trả về danh sách tệp nào chứa cụm từ đó và ở trang mấy, bấm vào là nhảy thẳng tới. Việc của một buổi chiều rút xuống hai phút, và đây là lý do đủ để cài phần mềm này ngay cả khi bạn đã có công cụ PDF khác.
Hạn chế cần biết
Chỉ có bản cho Windows
Người dùng hệ điều hành khác phải tìm lựa chọn khác.
Vài chức năng miễn phí đóng dấu chìm
Phải kiểm tra trước khi gửi tệp đi.
Sửa chữ trong tệp cần bản trả phí
Bản miễn phí chỉ chú thích và điền.
Giao diện nhiều nút gây rối ban đầu
Cần thời gian làm quen.
Ít người biết tới nên ít hướng dẫn tiếng Việt
Phải tự mò nhiều hơn.
PDF-XChange Editor so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | PDF-XChange Editor | Foxit PDF Editor | Adobe Acrobat |
|---|---|---|---|
| Tốc độ mở tệp | Tốt nhất | Rất tốt | Khá |
| Bản miễn phí làm được nhiều việc | Tốt nhất | Kém | Kém |
| Tìm kiếm trong nhiều tệp | Tốt nhất | Tốt | Rất tốt |
| Sửa nội dung giữ đúng bố cục | Tốt | Rất tốt | Tốt nhất |
| Giá mua đứt | Thấp nhất | Vừa | Không có |
| Chạy trên macOS | Không | Có | Có |
Xem thêm đánh giá Foxit PDF Editor, đánh giá Adobe Acrobat, đánh giá iLovePDF, hoặc duyệt nhóm ứng dụng văn phòng.
Kết luận
PDF-XChange Editor đáng cài trên mọi máy Windows dùng cho công việc hành chính, kể cả khi bạn đã có phần mềm PDF khác.
Bản miễn phí đã đủ cho việc đọc, chú thích và điền biểu mẫu — nhóm việc chiếm phần lớn thời gian của dân văn phòng.
Riêng chức năng tìm kiếm trong cả thư mục đã đáng để có nó trên máy. Đó là thứ biến một buổi chiều tra cứu hồ sơ thành hai phút.
