Trả lời ngắn: BKAV eHoadon đến từ một hãng bảo mật, nên điểm được nhấn mạnh là an toàn dữ liệu và lưu trữ dài hạn — hai thứ ít ai hỏi khi mua nhưng lại quan trọng nhất về sau.
Lợi thế đi kèm: mua chung với chữ ký số cùng hãng.
Hoá đơn phải lưu bao lâu và ai giữ?
Đây là câu hỏi mà rất ít doanh nghiệp đặt ra lúc ký hợp đồng, và cũng là câu khiến nhiều công ty lúng túng vài năm sau.
Chứng từ kế toán phải được lưu trữ trong thời gian dài theo quy định. Với hoá đơn giấy, bạn tự giữ trong kho và tự chịu trách nhiệm. Với hoá đơn điện tử, phần lớn doanh nghiệp mặc nhiên cho rằng nhà cung cấp giữ hộ mãi mãi.
Thực tế thì hợp đồng dịch vụ có thời hạn. Khi bạn ngừng gia hạn hoặc nhà cung cấp thay đổi chính sách, câu hỏi dữ liệu nhiều năm của bạn nằm ở đâu trở nên rất cụ thể — và thường là quá muộn để thương lượng.
BKAV eHoadon làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bảo mật và toàn vẹn dữ liệu hoá đơn | Tốt nhất | Điểm được hãng nhấn mạnh nhất |
| Mua trọn gói cùng chữ ký số | Rất tốt | Một đầu mối cho cả hai dịch vụ |
| Phát hành hoá đơn theo quy định | Rất tốt | Đủ nghiệp vụ cơ bản |
| Lưu trữ và tra cứu hoá đơn cũ | Rất tốt | Tìm theo kỳ, theo khách hàng |
| Xuất dữ liệu để tự lưu | Tốt | Nên làm định kỳ dù dùng nhà cung cấp nào |
| Hoá đơn từ máy tính tiền | Tốt | Đáp ứng nhóm bán lẻ |
| Kết nối với phần mềm kế toán ngoài | Khá | Thường qua tệp trung gian |
| Mạng lưới hỗ trợ tại tỉnh | Khá | Mỏng hơn nhóm nhà mạng |
| Trải nghiệm giao diện | Khá | Thiên về chức năng |
Ai nên chọn?
- Doanh nghiệp coi trọng an toàn dữ liệu — nhóm mà thông điệp của hãng nhắm tới.
- Đơn vị muốn gom hoá đơn và chữ ký số về một nhà — thủ tục gọn hơn.
- Công ty đã dùng sản phẩm khác của hãng — quen cách làm việc và đầu mối hỗ trợ.
- Doanh nghiệp vừa cần đủ nghiệp vụ cơ bản — không đòi hỏi tính năng nâng cao.
Chưa phù hợp nếu bạn cần nối sâu vào hệ thống bán hàng — FPT.eInvoice hoặc CyberBill mạnh hơn ở khoản đó.
Ba điểm đáng ghi nhận
Đặt vấn đề an toàn dữ liệu lên trước
Trong một thị trường mà các nhà cung cấp chủ yếu cạnh tranh bằng giá và mạng lưới, việc một đơn vị nhấn mạnh chuyện bảo vệ dữ liệu là điều đáng ghi nhận.
Hoá đơn chứa toàn bộ thông tin về khách hàng, giá bán và doanh thu của bạn. Nếu dữ liệu đó rò rỉ, thiệt hại không đo được bằng chi phí phần mềm.
Trọn gói với chữ ký số
Hai dịch vụ luôn phải làm việc cùng nhau. Mua từ một nơi thì khi hoá đơn không ký được, bạn chỉ phải gọi một số máy thay vì nghe hai bên đùn đẩy.
Chữ ký số và hoá đơn cùng chu kỳ gia hạn
Khi hai dịch vụ mua rời từ hai nơi, chúng thường hết hạn vào hai thời điểm khác nhau, và doanh nghiệp phải nhớ hai mốc. Chỉ cần quên một là việc phát hành hoá đơn dừng lại.
Mua chung một gói giúp gộp hai mốc đó làm một, giảm được một nguồn rủi ro rất hay xảy ra ở công ty không có người chuyên trách theo dõi hợp đồng dịch vụ.
Tra cứu hoá đơn cũ thuận tiện
Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình một giao dịch từ vài năm trước, tốc độ tìm lại quyết định bạn ở thế chủ động hay bị động.
Hạn chế
Hỗ trợ tận nơi không phải thế mạnh
Doanh nghiệp ở tỉnh xa nên cân nhắc nhóm nhà mạng nếu cần người tới hướng dẫn.
Kết nối kỹ thuật ở mức vừa phải
Muốn hoá đơn sinh tự động từ phần mềm bán hàng thì cần trao đổi kỹ với nhà cung cấp trước.
Ít tính năng nâng cao so với nhóm chuyên
Báo cáo doanh thu nhiều chiều, phân tích theo nhóm khách hàng hay quản lý nhiều chi nhánh đều ở mức cơ bản. Doanh nghiệp cần những thứ này nên xuất dữ liệu sang công cụ khác.
Giao diện không hiện đại
Đây là đặc điểm chung của nhóm phần mềm nghiệp vụ trong nước.
Vẫn phải tự lo bản sao dữ liệu
Dù nhà cung cấp cam kết thế nào, doanh nghiệp vẫn nên tự xuất và giữ bản sao định kỳ.
So với các nhà cung cấp khác
| Tiêu chí | BKAV eHoadon | Viettel SInvoice | CyberBill |
|---|---|---|---|
| Nhấn mạnh an toàn dữ liệu | Tốt nhất | Tốt | Tốt |
| Trọn gói kèm chữ ký số | Rất tốt | Rất tốt | Khá |
| Hỗ trợ tận nơi ở tỉnh | Khá | Tốt nhất | Khá |
| Xử lý hoá đơn đầu vào | Khá | Khá | Tốt nhất |
| Nghiệp vụ phát hành cơ bản | Rất tốt | Rất tốt | Rất tốt |
| Kết nối kỹ thuật | Khá | Tốt | Tốt |
Bạn cần chữ ký số trước khi phát hành hoá đơn — xem VNPT SmartCA, hoặc duyệt nhóm chữ ký số và hoá đơn.
Việc nên làm về lưu trữ dữ liệu
- Hỏi rõ nhà cung cấp giữ dữ liệu bao lâu (1 giờ) — yêu cầu trả lời bằng văn bản.
- Hỏi cách lấy toàn bộ dữ liệu ra (1 giờ) — định dạng nào, mất bao lâu, có tính phí không.
- Xuất bản sao hoá đơn mỗi quý (2 giờ mỗi lần) — lưu ở nơi doanh nghiệp kiểm soát.
- Kiểm tra bản sao có mở được không (30 phút) — sao lưu chưa từng thử khôi phục là sao lưu không tồn tại.
- Ghi rõ ai chịu trách nhiệm việc này (1 giờ) — không có người thì sẽ không ai làm.
- Rà lại điều khoản khi gia hạn hợp đồng (mỗi năm) — chính sách có thể đã đổi.
Kết luận
BKAV eHoadon hợp với doanh nghiệp muốn gọn đầu mối và coi trọng chuyện an toàn dữ liệu. Nghiệp vụ phát hành đủ dùng, còn điểm nhấn nằm ở cách tiếp cận về bảo mật.
Dù chọn nhà cung cấp nào, hãy tự giữ bản sao dữ liệu hoá đơn theo định kỳ. Đó là việc mà không nhà cung cấp nào làm thay bạn được.
