Trả lời ngắn: CyberBill đáng chú ý ở phần xử lý hoá đơn đầu vào — thứ mà phần lớn doanh nghiệp vẫn làm thủ công dù đã dùng hoá đơn điện tử nhiều năm.
Vì sao quan trọng: hoá đơn bạn nhận về nhiều hơn hoá đơn bạn phát hành, nhưng gần như không ai đầu tư cho khâu này.
Vì sao hoá đơn đầu vào bị bỏ quên?
Khi nói tới hoá đơn điện tử, ai cũng nghĩ tới việc phát hành. Doanh nghiệp bỏ tiền mua phần mềm, tập huấn cho kế toán, và coi như xong.
Nhưng công ty nào cũng nhận về nhiều hoá đơn hơn số mình phát ra: hoá đơn nguyên vật liệu, dịch vụ, điện nước, vận chuyển. Mỗi cái đến từ một nhà cung cấp khác nhau, dưới định dạng khác nhau, qua thư điện tử hoặc một đường liên kết tra cứu.
Kế toán phải tải từng cái về, kiểm tra tính hợp lệ, nhập vào sổ, rồi lưu trữ. Đây là công việc thủ công chiếm nhiều giờ mỗi tháng, dễ sai và dễ sót — mà rất ít doanh nghiệp nghĩ tới việc tự động hoá.
CyberBill làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiếp nhận và xử lý hoá đơn đầu vào | Tốt nhất | Điểm khác biệt rõ nhất |
| Kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn nhận về | Rất tốt | Đối chiếu với dữ liệu cơ quan thuế |
| Phát hành hoá đơn đầu ra | Rất tốt | Đầy đủ nghiệp vụ theo quy định |
| Kho lưu trữ hoá đơn tập trung | Rất tốt | Cả đầu vào lẫn đầu ra một chỗ |
| Kết nối kỹ thuật với hệ thống doanh nghiệp | Tốt | Có giao diện kết nối cho đội kỹ thuật |
| Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Tốt | Đáp ứng nhóm bán lẻ |
| Mạng lưới hỗ trợ tại tỉnh | Khá | Không dày như các nhà mạng |
| Phù hợp hộ kinh doanh siêu nhỏ | Khá | Bộ tính năng thừa so với nhu cầu |
| Trải nghiệm giao diện | Khá | Thiên về nghiệp vụ hơn thẩm mỹ |
Ai nên chọn?
- Doanh nghiệp nhận nhiều hoá đơn đầu vào mỗi tháng — thương mại, sản xuất, xây dựng.
- Công ty có kế toán đang mất nhiều giờ nhập hoá đơn mua vào — chỗ tiết kiệm rõ nhất.
- Đơn vị muốn kho hoá đơn tập trung cho cả hai chiều — dễ tra cứu khi quyết toán.
- Nơi từng bị vướng vì hoá đơn đầu vào không hợp lệ — kiểm tra tự động giảm rủi ro.
Chưa phù hợp nếu bạn là hộ kinh doanh chỉ phát hành vài hoá đơn — EasyInvoice gọn hơn nhiều.
Ba giá trị đáng chú ý
Hoá đơn mua vào tự về một chỗ
Thay vì kế toán mở từng thư điện tử rồi tải về, hệ thống nhận và gom lại. Việc đối chiếu cuối kỳ chuyển từ lục tìm sang lọc danh sách.
Với doanh nghiệp nhận vài trăm hoá đơn mỗi tháng, đây là khoản tiết kiệm hàng chục giờ và cũng loại bỏ nguy cơ sót hoá đơn — vốn dẫn tới mất quyền khấu trừ thuế.
Kiểm tra hợp lệ trước khi hạch toán
Hoá đơn của nhà cung cấp đã ngừng hoạt động hoặc thông tin sai lệch là rủi ro thật với bên mua. Việc đối chiếu tự động phát hiện sớm thay vì đợi tới lúc cơ quan thuế kiểm tra.
Đối chiếu với tờ khai thuế nhẹ nhàng hơn
Cuối kỳ, kế toán phải khớp danh sách hoá đơn mua vào với số liệu kê khai. Khi tất cả nằm trong một danh sách có thể lọc và xuất ra, việc này chuyển từ dò tay sang so hai bảng.
Đây cũng là lúc phát hiện sớm hoá đơn thiếu hoặc trùng, thay vì để tới khi cơ quan thuế chỉ ra.
Một kho cho cả hai chiều
Khi cần tra lại một giao dịch cũ, bạn tìm ở một chỗ thay vì phải nhớ hoá đơn đó do mình phát hành hay nhận về.
Hạn chế
Mạng lưới hỗ trợ mỏng hơn nhà mạng
Ở tỉnh xa, việc có người tới tận nơi không dễ như với Viettel SInvoice hay VNPT Invoice.
Cần thời gian ban đầu để gom đầu mối
Muốn hoá đơn mua vào tự về, bạn phải báo cho toàn bộ nhà cung cấp gửi vào một địa chỉ thống nhất. Việc này mất vài tháng để đủ và luôn có vài đơn vị quên.
Thừa với đơn vị siêu nhỏ
Hộ kinh doanh phát hành vài hoá đơn sẽ không dùng tới phần lớn tính năng.
Giao diện thiên về nghiệp vụ
Người quen phần mềm hiện đại sẽ thấy nhiều thao tác hơn cần thiết.
Vẫn cần kế toán kiểm tra cuối cùng
Tự động hoá giảm việc nhập liệu chứ không thay được phán đoán nghiệp vụ về việc hoá đơn đó có được tính chi phí hay không.
So với cách làm phổ biến
| Tiêu chí | CyberBill | Chỉ dùng phần mềm phát hành | Xử lý thủ công hoàn toàn |
|---|---|---|---|
| Xử lý hoá đơn đầu vào | Tốt nhất | Kém | Kém |
| Nguy cơ sót hoá đơn mua vào | Rất tốt | Khá | Kém |
| Thời gian đối chiếu cuối kỳ | Rất tốt | Khá | Kém |
| Chi phí | Khá | Tốt | Tốt nhất |
| Hỗ trợ tại tỉnh | Khá | Tốt | — |
| Phù hợp đơn vị siêu nhỏ | Khá | Rất tốt | Tốt |
Nếu bạn cần nối hoá đơn vào sổ kế toán, xem thêm MISA AMIS hoặc FAST Accounting.
Cách bắt đầu với hoá đơn đầu vào
- Đếm số hoá đơn mua vào mỗi tháng (1 tháng) — con số này quyết định có đáng đầu tư không.
- Đo thời gian kế toán dành cho việc nhập chúng (1 tháng) — thường lớn hơn dự đoán nhiều.
- Lập một địa chỉ thư riêng để nhận hoá đơn (1 ngày) — báo cho tất cả nhà cung cấp.
- Duy trì cách làm cũ thêm một kỳ để đối chiếu (1 tháng) — kiểm xem có hoá đơn nào bị sót không.
- Đặt quy tắc kiểm tra trước khi hạch toán (1 tuần) — ai duyệt, kiểm những gì.
- Rà lại quyền khấu trừ sau một quý (1 ngày) — đây là thước đo giá trị thật.
Kết luận
CyberBill đáng cân nhắc với doanh nghiệp nhận nhiều hoá đơn đầu vào và đang xử lý chúng hoàn toàn bằng tay.
Đây là khâu bị bỏ quên nhất trong toàn bộ câu chuyện hoá đơn điện tử, và cũng là chỗ còn nhiều dư địa tiết kiệm nhất với phần lớn công ty Việt Nam.
