Trả lời ngắn: Evernote từng là chuẩn mực của ứng dụng ghi chú, nhưng gói miễn phí đã bị siết chặt nhiều lần khiến người dùng lâu năm lần lượt chuyển đi.
Thế mạnh còn lại: tìm kiếm được cả chữ nằm trong ảnh chụp và tài liệu quét.
Vì sao nhiều người dùng lâu năm đã rời đi?
Đây là câu chuyện đáng để người dùng phần mềm nào cũng suy nghĩ, không riêng gì sản phẩm này.
Trong nhiều năm, gói miễn phí ở đây rất hào phóng: đồng bộ không giới hạn thiết bị, dung lượng thoải mái. Hàng triệu người đã tích luỹ ghi chú của cả một thập kỷ trong đó.
Sau đó chính sách thay đổi dần: giới hạn số thiết bị đồng bộ, rồi giới hạn số ghi chú được tạo mới, rồi giới hạn dung lượng tải lên mỗi tháng.
Người dùng lâu năm rơi vào thế khó: dữ liệu của họ ở đây, chuyển đi thì mất công và mất định dạng, ở lại thì phải trả một khoản mà trước đây miễn phí. Đây chính là điều mà những ai chọn công cụ lưu ghi chú dạng tệp thường trên máy muốn tránh.
Evernote làm được gì?
| Việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tìm kiếm chữ nằm trong ảnh và tài liệu quét | Tốt nhất | Thế mạnh còn giữ được |
| Lưu nhanh nội dung từ trang web | Rất tốt | Tiện ích trình duyệt làm rất gọn |
| Tổ chức ghi chú bằng sổ và nhãn | Rất tốt | Cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu |
| Số hoá danh thiếp và tài liệu giấy | Rất tốt | Chụp là nhận diện luôn |
| Đồng bộ giữa các thiết bị | Tốt | Ổn định nhưng gói miễn phí bị giới hạn |
| Giao diện quen thuộc và dễ dùng | Tốt | Người mới bắt đầu rất nhanh |
| Gói miễn phí | Kém | Đã bị siết chặt nhiều lần |
| Giá gói trả phí | Kém | Cao so với các lựa chọn hiện nay |
| Xuất dữ liệu sang công cụ khác | Khá | Xuất được nhưng thường mất định dạng |
Ai còn nên dùng Evernote?
- Người đã có kho ghi chú lớn ở đây nhiều năm — chi phí chuyển đi cao hơn chi phí ở lại.
- Ai cần tìm chữ trong ảnh chụp tài liệu — phần này vẫn làm tốt nhất.
- Người hay lưu bài viết từ web để đọc sau — tiện ích trình duyệt rất gọn.
- Ai muốn công cụ ghi chú đơn giản không phải học nhiều — dễ bắt đầu.
Nếu bạn mới bắt đầu, hãy cân nhắc kỹ trước khi tích luỹ dữ liệu ở đây — Obsidian hoặc Notion có mô hình bền vững hơn về lâu dài.
Bài học về việc chọn nơi lưu dữ liệu cá nhân
Câu chuyện của sản phẩm này chứa những bài học áp dụng cho mọi công cụ bạn định gắn bó lâu dài.
| Câu hỏi cần đặt ra | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Xuất toàn bộ dữ liệu ra có dễ không | Quan trọng nhất, thử ngay từ đầu |
| Định dạng xuất ra có mở được bằng công cụ khác không | Xuất được mà không đọc được thì vô nghĩa |
| Gói miễn phí đã bị siết bao nhiêu lần rồi | Dấu hiệu dự báo cho tương lai |
| Công ty có nguồn thu ổn định không | Sản phẩm miễn phí không nguồn thu thường đổi chính sách |
| Có bản lưu trên máy hay chỉ trên đám mây | Ảnh hưởng tới việc bạn có bản sao độc lập không |
| Cộng đồng có công cụ chuyển đổi sang nơi khác không | Lối thoát khi cần rời đi |
Quy trình chuyển sang công cụ khác
- Xuất toàn bộ ghi chú ra tệp (1 giờ) — Làm khi tài khoản còn hoạt động bình thường.
- Kiểm tra tệp xuất ra có đầy đủ nội dung không (1 giờ) — Nhất là ảnh và tệp đính kèm.
- Chọn công cụ mới dựa trên cách bạn thực sự dùng (1 ngày) — Không chọn theo lời quảng cáo.
- Nhập thử một phần nhỏ trước (1 giờ) — Xem định dạng có giữ được không.
- Nhập toàn bộ và dọn lại những ghi chú lỗi (1 ngày) — Chấp nhận sẽ có phần phải sửa tay.
- Giữ bản xuất gốc ở nơi an toàn (vĩnh viễn) — Đừng xoá dù đã chuyển xong.
Vì sao phải giữ lại bản xuất gốc?
Đây là nguyên tắc mà nhiều người chỉ hiểu ra sau khi đã mất dữ liệu.
Quá trình chuyển đổi giữa hai hệ thống ghi chú gần như không bao giờ hoàn hảo. Định dạng bị lệch, bảng biến thành văn bản thuần, tệp đính kèm bị bỏ lại, liên kết giữa các ghi chú đứt.
Vấn đề là bạn không phát hiện hết ngay. Bạn kiểm tra vài chục ghi chú thấy ổn rồi kết luận việc chuyển đã xong, và huỷ tài khoản cũ.
Sáu tháng sau, khi cần tới một ghi chú cụ thể, bạn phát hiện nó bị mất phần quan trọng nhất trong quá trình chuyển. Lúc đó tài khoản cũ đã đóng và không còn cách nào lấy lại. Bản xuất gốc lưu trên ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây là bảo hiểm cho tình huống này, và nó chỉ tốn vài trăm megabyte.
Hạn chế cần biết
Gói miễn phí đã bị siết nhiều lần
Không còn phù hợp cho người mới bắt đầu tích luỹ.
Giá gói trả phí cao so với đối thủ hiện nay
Có nhiều lựa chọn rẻ hơn với tính năng tương đương.
Xuất dữ liệu thường mất định dạng
Chuyển sang công cụ khác không hề nhẹ nhàng.
Không có bản lưu độc lập trên máy
Dữ liệu gắn chặt với dịch vụ của họ.
Tốc độ đồng bộ chậm với kho ghi chú lớn
Người dùng lâu năm cảm nhận rõ.
Evernote so với các lựa chọn khác
| Tiêu chí | Evernote | Obsidian | Notion |
|---|---|---|---|
| Tìm chữ trong ảnh chụp | Tốt nhất | Kém | Khá |
| Dễ với người mới | Tốt nhất | Khá | Tốt |
| Dữ liệu thuộc về bạn | Kém | Tốt nhất | Kém |
| Gói miễn phí | Kém | Tốt nhất | Tốt |
| Làm việc nhóm | Tốt | Kém | Tốt nhất |
| Lưu nội dung từ web | Tốt nhất | Khá | Tốt |
Xem thêm đánh giá Obsidian, đánh giá Notion, đánh giá Google Docs, hoặc duyệt nhóm ứng dụng văn phòng.
Kết luận
Evernote vẫn dùng được và hợp lý nhất với người đã có kho ghi chú lớn ở đây, nơi chi phí chuyển đi cao hơn chi phí ở lại.
Khả năng tìm chữ trong ảnh chụp vẫn là thế mạnh thật, và với người số hoá nhiều tài liệu giấy thì đó là lý do đủ để cân nhắc.
Nhưng nếu bạn mới bắt đầu xây kho ghi chú cho mười năm tới, hãy học bài học từ chính câu chuyện của sản phẩm này: kiểm tra khả năng xuất dữ liệu trước khi tích luỹ, chứ không phải sau.
