Trả lời ngắn: Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án chạy trên Windows, dùng để lập lịch công việc, theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và kiểm soát chi phí cho dự án có nhiều đầu việc phụ thuộc lẫn nhau.
Nên dùng nếu: dự án của bạn có hàng trăm đầu việc, nhiều mốc bàn giao và bạn cần báo cáo tiến độ dựa trên đường găng. Không đủ nếu: bạn chỉ cần một bảng công việc nhẹ cho vài người, hoặc muốn một công cụ trực tuyến dùng trên nhiều hệ điều hành.
Microsoft Project giải quyết vấn đề gì?
Bảng tính và bảng công việc đơn giản đủ cho nhóm nhỏ, nhưng vỡ trận khi dự án lớn dần. Một đầu việc trễ kéo theo đầu việc khác, một người bị giao quá nhiều việc trong cùng một tuần, và không ai trả lời được câu hỏi đơn giản nhất: nếu hôm nay chậm hai ngày thì ngày bàn giao cuối cùng lùi bao lâu.
Microsoft Project sinh ra để trả lời câu hỏi đó. Dữ liệu dự án được mô hình hóa thành công việc, thời lượng, phụ thuộc và nguồn lực, từ đó phần mềm tính ra đường găng, tức chuỗi công việc dài nhất quyết định thời điểm hoàn thành. Khi một mắt xích thay đổi, cả lịch trình được tính lại thay vì phải sửa tay từng ô.
Đây là điểm khác biệt so với các công cụ quản lý công việc dạng thẻ. Nhóm công cụ kia mạnh ở việc phối hợp và cho biết ai đang làm gì, còn Microsoft Project mạnh ở việc mô phỏng thời gian và nguồn lực, đúng thứ mà dự án xây dựng, sản xuất hay triển khai hệ thống rất cần.
Microsoft Project làm tốt việc gì?
| Loại việc | Mức độ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lập lịch và xác định đường găng | Tốt nhất | Có dạng xem biểu đồ Gantt, sơ đồ mạng và bảng công việc |
| Quản lý nguồn lực và san phẳng tài nguyên | Rất tốt | Phát hiện người bị giao quá việc và tự cân lại phân công |
| Theo dõi chi phí và so với ngân sách | Rất tốt | So sánh tiến độ, ngân sách và giá trị thu được với thực tế |
| Quản lý danh mục nhiều dự án | Rất tốt | Cần Project Server Subscription Edition, có phân tích danh mục và quản trị rủi ro |
| Báo cáo và xuất tài liệu | Tốt | Có báo cáo dựng sẵn, lọc và sắp xếp theo nhiều tiêu chí, lưu được ra PDF |
| Nhập xuất dữ liệu với Excel | Tốt | Tạo dự án mới từ file Excel hoặc xuất dự án hiện có ra Excel |
| Bảng Kanban cho công việc | Tốt | Chỉ có ở bản Project Online Desktop client đi kèm gói thuê bao |
| Cộng tác nhóm theo thời gian thực | Không | Trang chủ định vị đây là công cụ lập kế hoạch, không phải bảng trao đổi công việc |
| Dùng trên hệ điều hành khác Windows | Không | Trang chủ chỉ hướng dẫn yêu cầu hệ thống Windows cho hai bản 2024 |
Có thể thấy Microsoft Project ăn tiền ở phần tính toán lịch trình và nguồn lực. Nếu nhu cầu của bạn chỉ là giao việc và bình luận, phần mềm này nhiều hơn mức cần thiết.
Ai nên dùng Microsoft Project?
Quản lý dự án trong xây dựng, sản xuất và triển khai hệ thống. Đây là nhóm có hàng trăm đầu việc phụ thuộc nhau, nhiều nhà thầu và mốc nghiệm thu. Khả năng tính lại lịch trình khi một mắt xích trễ giúp bạn biết ngay tác động tới ngày bàn giao.
Nhóm PMO phải báo cáo tiến độ và chi phí. Báo cáo dựng sẵn, khả năng so sánh ngân sách với thực tế và xuất ra PDF phù hợp với việc lên báo cáo định kỳ cho ban lãnh đạo.
Tổ chức cần lịch trình làm bằng chứng hợp đồng. Khi tiến độ là căn cứ nghiệm thu, bạn cần một tệp lịch trình chuẩn, có đường cơ sở để đối chiếu và có đường găng để giải thích vì sao chậm.
Người đã quen hệ sinh thái Office. Nếu tài liệu, bảng tính và báo cáo của bạn đang nằm trong Word, Excel, PowerPoint thì việc đưa dữ liệu qua lại giữa các ứng dụng này sẽ bớt trở ngại.
Cách dùng Microsoft Project để có kết quả tốt
1. Bắt đầu từ mẫu dự án thay vì trang trắng
Phần mềm cho tạo mẫu cho những dự án thường gặp, gồm cả kế hoạch công việc, đội ngũ và phân công. Dùng mẫu giúp bạn có sẵn cấu trúc và cột thông tin hợp lý, thay vì tự dựng từ đầu rồi phát hiện thiếu trường dữ liệu.
2. Nhập danh sách công việc trước, gán phụ thuộc sau
Vì phần mềm đọc được file Excel, hãy soạn danh sách đầu việc ở Excel rồi đưa vào một lượt. Sau khi có đủ công việc và thời lượng, bạn mới thiết lập phụ thuộc giữa chúng, lúc đó biểu đồ Gantt và đường găng mới phản ánh đúng thực tế.
3. Chốt đường cơ sở trước khi dự án chạy
Trang chủ nêu tính năng đường cơ sở dùng để so sánh kết quả hiện tại với kế hoạch ban đầu. Hãy chốt đường cơ sở ngay khi kế hoạch được duyệt, vì sau đó mọi báo cáo tiến độ sẽ dựa trên mốc so sánh này.
4. Chọn dạng xem theo câu hỏi cần trả lời
Biểu đồ Gantt hợp để nhìn thời gian, bảng Sheet hợp để nhập và sửa hàng loạt, sơ đồ mạng hợp để kiểm tra quan hệ giữa các công việc. Đừng cố nhập liệu trên một dạng xem duy nhất, chỉnh đúng dạng xem sẽ nhanh hơn nhiều.
Hạn chế cần biết
Chủ yếu gắn với Windows
Trang chủ chỉ nêu yêu cầu hệ thống Windows cho Project Standard 2024 và Project Professional 2024. Nếu nhóm bạn dùng nhiều máy Mac, đây là rào cản cần tính trước.
Chi phí không nhỏ
Hai bản 2024 bán theo giấy phép vĩnh viễn với mức giá thuộc nhóm cao của phần mềm văn phòng. Với nhóm nhỏ hoặc dự án ngắn, chi phí này khó biện minh so với các công cụ thuê bao rẻ hơn.
Đường học khá dốc
Phần mềm dùng nhiều khái niệm chuyên môn như đường găng, đường cơ sở, san phẳng tài nguyên. Người chưa từng làm quản lý dự án sẽ mất thời gian làm quen trước khi thấy được giá trị.
Cộng tác cần thêm hạ tầng
Muốn nhiều người cùng làm trên dữ liệu chung, bạn cần Project Server Subscription Edition hoặc gói thuê bao đi kèm, chứ không chỉ mua giấy phép lẻ. Với nhóm nhỏ, đây là phần chi phí dễ bị bỏ sót khi dự trù.
Chọn phiên bản Microsoft Project nào?
Standard 2024 cho người làm một mình
Bản này đủ cho nhu cầu lập lịch, quản lý công việc và chi phí, vẽ biểu đồ Gantt, quản lý mốc và đường găng. Nếu bạn là người duy nhất dựng và theo dõi kế hoạch, đây là điểm bắt đầu hợp lý.
Professional 2024 khi cần quản nguồn lực và bảng chấm công
Bản này có thêm quản lý nguồn lực toàn diện, bảng chấm công phục vụ tính lương và nghiệm thu, và khả năng kết nối tới Project Server. Đây là lựa chọn cho người phải điều phối nhiều người và nhiều nhóm.
Thuê bao khi cần làm việc nhóm
Gói Planner and Project Plan 3 dành cho hướng làm việc trên nền tảng đám mây, đi kèm bản Project Online Desktop client có thêm bảng Kanban. Nếu dự án cần nhiều người cập nhật thường xuyên, hướng thuê bao thường thực tế hơn mua giấy phép lẻ.
Lưu ý về các bản 2016 và 2019
Trang chủ Microsoft hiện giới thiệu các bản 2024 và Project Server Subscription Edition, không còn bán các bản 2016 hay 2019. Tin đáng mừng là các phiên bản 2010, 2013, 2016, 2019 và 2021 dùng chung một định dạng file, nên kế hoạch cũ vẫn mở và dùng tiếp được trên bản 2024.
Microsoft Project so với các công cụ quản lý dự án khác
| Tiêu chí | Microsoft Project | Asana | ClickUp | Trello | Smartsheet |
|---|---|---|---|---|---|
| Thế mạnh chính | Mô hình hóa lịch trình và nguồn lực | Điều phối công việc nhóm | Gộp nhiều kiểu dạng xem | Quản lý công việc dạng thẻ | Bảng tính cộng tác |
| Biểu đồ Gantt | Có, chi tiết nhất | Có | Có | Không rõ | Có |
| Đường găng và đường cơ sở | Có | Không rõ | Không rõ | Không rõ | Không rõ |
| Chấm công và quản nguồn lực | Có ở bản Professional | Không rõ | Không rõ | Không rõ | Không rõ |
| Nền tảng | Windows | Web, di động | Web, di động | Web, di động | Web, di động |
Nếu tiêu chí hàng đầu là dễ dùng và triển khai nhanh, Monday.com hoặc Wrike sẽ dễ chịu hơn cho cả nhóm. Còn khi lịch trình là thứ phải bảo vệ trước đối tác, ít công cụ làm được việc mà Microsoft Project làm. Bạn có thể xem thêm nhóm quản lý công việc để so tiếp, và Jira là lựa chọn đáng cân nhắc nếu dự án của bạn theo hướng phát triển phần mềm.
Kết luận
Microsoft Project vẫn là chuẩn mực khi bàn tới việc quản lý lịch trình và nguồn lực cho dự án lớn. Nó không cố trở thành công cụ giao việc thân thiện cho mọi người, mà tập trung vào bài toán tính toán thời gian và chi phí, nơi các bảng công việc đơn giản thường thất thủ.
Vì vậy hãy chọn theo quy mô dự án. Nhóm vài người với công việc ít ràng buộc nên dùng công cụ nhẹ trước; chỉ khi dự án đủ phức tạp để việc tính sai lịch trình gây thiệt hại thật, phần mềm này mới xứng đáng. Trước khi mua, bạn nên mở trang chủ Microsoft để xem lại cấu hình yêu cầu, so sánh hai bản 2024 và đọc mức giá cũng như điều khoản cấp phép hiện hành.
